ドキュメントイメージングソフトウェアとは何ですか？

ドキュメントイメージングソフトウェアは、紙のドキュメントをデジタル形式に変換するためにドキュメント管理で使用されるアプリケーションです。スキャナーはドキュメント情報を入力するために使用され、ドキュメントイメージングソフトウェアは通常、ドキュメントに名前を付けて保存し、光学文字認識（OCR）を使用して検索可能で編集可能にし、ファイルします。ドキュメントイメージングソフトウェアは、多機能周辺機器（MFP）と統合できるため、ソフトウェアはスキャンされたときにドキュメントを処理できます。

ドキュメントイメージングソフトウェアには、保存されたドキュメントの編集を合理化および制御するための組み込み機能が含まれています。一部のアプリケーションには、ドキュメントをチェックアウトして、1人のユーザーのみが一度にドキュメントを編集できるようにする機能が含まれます。ソフトウェアは承認プロセスを促進することができるため、指定された管理者が承認するまで変更をドキュメントに適用しません。

ソフトウェアには、ファイルを保存および検索するための独自のグラフィカルユーザーインターフェイスが付属しています。インターフェイスにはドラッグを含めることができます - ユーザーがファイルをすばやく簡単に見つけることができるように、インターネットを検索するために使用されるものと同様の検索エンジンを組み込んで組み込むことがあります。ソフトウェアに保存されているドキュメントは、印刷、電子メールで、デジタルファックスを作成できます。一部のソフトウェアにより、ユーザーは組み込みのコメント機能を使用してドキュメントに注釈を付けることができます。

ドキュメントイメージングソフトウェアには、多くの場合、ドキュメントを他のプログラムと統合する機能が含まれます。ドキュメントは、ポータブルドキュメント形式（PDF）およびMicrosoft®オフィス互換形式で保存でき、画像はJPEGやTIFFなどの形式でエクスポートできます。データをコピーして、ワードプロセッシングドキュメントやスプレッドシートに貼り付けることもできます。

多くの企業は、セキュリティ機能にドキュメントイメージングソフトウェアを使用しています。ユーザーは、ユーザーの特権レベルに基づいて特定のファイルへのアクセスを許可または拒否できます。また、編集のためにファイルをロックすることもできます。文書に適用されます。ドキュメントへのアクセスと変更を制御してセキュリティを提供することに加えて、ドキュメントイメージングソフトウェアは、紙のドキュメントとは異なり、デジタルファイルを簡単かつ定期的にバックアップできるため、ビジネスセキュリティを提供します。これにより、企業は火災や洪水などの壊滅的なイベントの場合に文書を保護できます。

デジタルイメージングソフトウェアには、他にもいくつかの利点があります。セキュリティの増加に加えて、デジタルファイルはストレージスペースを保存します。コンピューターファイルは、特に大規模で分散したワークグループの場合、紙のドキュメントよりも簡単にアクセスしやすく、共有しやすいです。自動ファイリング機能を含むソフトウェアは、管理コストを節約できます。ほとんどのドキュメントは最終的に電子的に使用されるため、電子形式でそれらをファイリングおよび保存することは継続性を提供し、ワークフローを統合し、時間を節約します。