ドキュメントイメージングソフトウェアとは

ドキュメントイメージングソフトウェアは、紙のドキュメントをデジタル形式に変換するためにドキュメント管理で使用されるアプリケーションです。 スキャナーを使用してドキュメント情報を入力し、ドキュメントイメージングソフトウェアは通常、ドキュメントに名前を付けて保存し、光学式文字認識（OCR）を使用して検索および編集可能にし、ファイル化します。 ドキュメントイメージングソフトウェアは、多機能周辺機器（MFP）と統合できるため、ソフトウェアはスキャンされたドキュメントを処理できます。

多くの場合、ドキュメントイメージングソフトウェアには、保存されたドキュメントの編集を効率化および制御するための組み込み機能が含まれています。 一部のアプリケーションには、ドキュメントをチェックアウトして、一度に1人のユーザーのみがドキュメントを編集できるようにする機能が含まれています。 ソフトウェアは承認プロセスを容易にすることもできるため、指定された管理者が承認するまで変更はドキュメントに適用されません。

ソフトウェアには通常、ファイルを保存および検索するための独自のグラフィカルユーザーインターフェイスが付属しています。 インターフェイスにはドラッグアンドドロップ機能を含めることができ、インターネットの検索に使用するものと同様の検索エンジンを組み込むことにより、ユーザーがファイルをすばやく簡単に見つけられるようにすることができます。 ソフトウェアに保存されたドキュメントは、印刷、電子メール送信、デジタルファックス送信できます。 一部のソフトウェアでは、ユーザーが組み込みのコメント機能を使用してドキュメントに注釈を付けることができます。

多くの場合、ドキュメントイメージングソフトウェアには、ドキュメントを他のプログラムと統合する機能が含まれています。 ドキュメントはポータブルドキュメント形式（PDF）およびMicrosoft®Office互換形式で保存でき、画像はjpegやtiffなどの形式でエクスポートできます。 データをコピーして、ワープロドキュメントやスプレッドシートに貼り付けることもできます。

多くの企業は、セキュリティ機能にドキュメントイメージングソフトウェアを使用しています。 ユーザーは、ユーザーの特権レベルに基づいて特定のファイルへのアクセスを許可または拒否でき、ファイルを編集のためにロックしたり、ドキュメントに適用する前に編集を承認する必要があります。 ドキュメントへのアクセスと変更を制御することでセキュリティを提供することに加えて、デジタルドキュメントは紙のドキュメントとは異なり、簡単かつ定期的にバックアップできるため、ドキュメントイメージングソフトウェアはビジネスのセキュリティを提供します。 これにより、企業は火災や洪水などの壊滅的な出来事が発生した場合にドキュメントを保護できます。

デジタルイメージングソフトウェアには、他にもいくつかの利点があります。 セキュリティの向上に加えて、デジタルファイルはストレージスペースを節約します。 特に大規模で分散したワークグループの場合、コンピューターファイルは紙のドキュメントよりも簡単にアクセスでき、共有も簡単です。 自動ファイリング機能を含むソフトウェアは、管理コストも節約できます。 ほとんどのドキュメントは最終的に電子的に使用されるため、それらを電子形式でファイリングおよび保存すると、継続性が確保され、ワー​​クフローが統合され、時間が節約されます。