¿Qué es el software de imágenes de documentos?
El software de creación de imágenes de documentos es una aplicación utilizada en la gestión de documentos para convertir documentos en papel a formato digital. Los escáneres se utilizan para ingresar información del documento, y luego el software de imágenes de documentos generalmente nombra y guarda los documentos, utiliza el reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para hacerlos buscables y editables y los archiva. El software de creación de imágenes de documentos se puede integrar con periféricos multifunción (MFP) para que el software pueda manejar documentos a medida que se escanean.
A menudo, el software de imágenes de documentos incluye funciones integradas para optimizar y controlar la edición de documentos almacenados. Algunas aplicaciones incluyen la capacidad de retirar un documento para garantizar que solo un usuario pueda editar un documento a la vez. El software también puede facilitar los procesos de aprobación para que los cambios no se apliquen a los documentos hasta que los administradores especificados los aprueben.
El software generalmente viene con su propia interfaz gráfica de usuario para almacenar y ubicar archivos. Las interfaces pueden incluir capacidades de arrastrar y soltar y, a veces, incorporar motores de búsqueda similares a los utilizados para buscar en Internet para que los usuarios puedan localizar archivos rápida y fácilmente. Los documentos almacenados en el software se pueden imprimir, enviar por correo electrónico y enviar por fax digital. Algunos softwares permiten a los usuarios anotar documentos utilizando funciones de comentarios incorporadas.
El software de imágenes de documentos a menudo incluye la capacidad de integrar documentos con otros programas. Los documentos se pueden guardar en formato de documento portátil (PDF) y formatos compatibles con Microsoft® Office, y las imágenes se pueden exportar en formatos como jpeg y tiff. Los datos también se pueden copiar y pegar en documentos de procesamiento de texto y hojas de cálculo.
Muchas empresas utilizan software de imágenes de documentos por sus características de seguridad. A los usuarios se les puede permitir o denegar el acceso a ciertos archivos según el nivel de privilegio del usuario, y los archivos se pueden bloquear para su edición, o las ediciones pueden requerir aprobación antes de aplicarse a los documentos. Además de proporcionar seguridad controlando el acceso y el cambio de documentos, el software de creación de imágenes de documentos proporciona seguridad empresarial porque los archivos digitales, a diferencia de los documentos en papel, se pueden respaldar fácil y regularmente. Esto permite a las empresas proteger documentos en caso de eventos catastróficos como incendios o inundaciones.
El software de imagen digital también tiene varios otros beneficios. Además de proporcionar mayor seguridad, los archivos digitales ahorran espacio de almacenamiento. Los archivos de computadora son más accesibles y fáciles de compartir que los documentos en papel, especialmente para grupos de trabajo grandes y dispersos. El software que incluye capacidades de archivo automático también puede ahorrar costos administrativos. Como la mayoría de los documentos se utilizan en última instancia de forma electrónica, archivarlos y almacenarlos en formato electrónico proporciona continuidad, consolida los flujos de trabajo y ahorra tiempo.