¿Qué es el software de imágenes de documentos?
El software de imágenes de documentos es una aplicación utilizada en la gestión de documentos para convertir documentos en papel en formato digital. Los escáneres se utilizan para ingresar información del documento, y luego el software de imágenes del documento generalmente nombra y guarda los documentos, utiliza el reconocimiento de caracteres ópticos (OCR) para que sean buscando y editables, y los archives. El software de imágenes de documentos se puede integrar con periféricos multifunción (MFP) para que el software pueda manejar los documentos a medida que se escanean.
, a menudo, el software de imágenes de documentos incluye características incorporadas para agilizar y controlar la edición de documentos almacenados. Algunas aplicaciones incluyen la capacidad de consultar un documento para garantizar que solo un usuario pueda editar un documento a la vez. El software también puede facilitar los procesos de aprobación para que los cambios no se apliquen a los documentos hasta que los administradores especificados los aprueben.
El software generalmente viene con su propia interfaz gráfica de usuario para almacenar y localizar archivos. Las interfaces pueden incluir drag-y capacidades de caída y, a veces, incorporan motores de búsqueda similares a los utilizados para buscar en Internet para que los usuarios puedan localizar archivos de manera rápida y fácil. Los documentos almacenados en el software se pueden imprimir, enviar por correo electrónico y por correo electrónico por fax. Algunos software permiten a los usuarios anotar documentos utilizando funciones de comentarios incorporadas.
El software de imágenes de documentos a menudo incluye la capacidad de integrar documentos con otros programas. Los documentos se pueden guardar en formato de documento portátil (PDF) y formatos compatibles con la oficina de Microsoft®, y las imágenes se pueden exportar en formatos como JPEG y TIFF. Los datos también se pueden copiar y pegar en documentos de procesamiento de textos y hojas de cálculo.
Muchas empresas usan software de imágenes de documentos para sus características de seguridad. Los usuarios pueden ser permitidos o denegados el acceso a ciertos archivos basados en el nivel de privilegio del usuario, y los archivos se pueden bloquear para editar, o las ediciones pueden requerir aprobación antes de queIng aplicado a documentos. Además de proporcionar seguridad controlando el acceso y el cambio de documentos, el software de imágenes de documentos proporciona seguridad comercial porque los archivos digitales, a diferencia de los documentos en papel, se pueden hacer una copia de seguridad fácil y regularmente. Esto permite a las empresas proteger los documentos en caso de eventos catastróficos como Fire o Flood.
.El software de imágenes digitales también tiene varios otros beneficios. Además de proporcionar una mayor seguridad, los archivos digitales guardan espacio de almacenamiento. Los archivos de computadora son más fácilmente accesibles y más fáciles de compartir que los documentos en papel, especialmente para grupos de trabajo grandes y dispersos. El software que incluye capacidades automáticas de presentación también puede ahorrar costos administrativos. Dado que la mayoría de los documentos se usan en última instancia electrónicamente, archivarlos y almacenarlos en formato electrónico proporciona continuidad, consolida flujos de trabajo y ahorra tiempo.