Was ist Document Imaging-Software?
Document Imaging Software ist eine Anwendung, die in der Dokumentenverwaltung zum Konvertieren von Papierdokumenten in ein digitales Format verwendet wird. Scanner werden zur Eingabe von Dokumentinformationen verwendet. Anschließend benennt und speichert die Document Imaging-Software die Dokumente in der Regel, verwendet die optische Zeichenerkennung (OCR), um sie durchsuchbar und bearbeitbar zu machen, und legt sie ab. Document Imaging-Software kann in Multifunktions-Peripheriegeräte (MFPs) integriert werden, sodass die Software Dokumente beim Scannen verarbeiten kann.
Häufig enthält Document Imaging Software integrierte Funktionen zur Optimierung und Steuerung der Bearbeitung gespeicherter Dokumente. Einige Anwendungen bieten die Möglichkeit, ein Dokument auszuchecken, um sicherzustellen, dass jeweils nur ein Benutzer ein Dokument bearbeiten kann. Die Software kann auch Genehmigungsprozesse vereinfachen, sodass Änderungen nicht auf Dokumente angewendet werden, bis bestimmte Administratoren sie genehmigen.
Die Software verfügt normalerweise über eine eigene grafische Benutzeroberfläche zum Speichern und Auffinden von Dateien. Schnittstellen können Drag-and-Drop-Funktionen enthalten und manchmal Suchmaschinen enthalten, die denen für die Suche im Internet ähneln, damit Benutzer Dateien schnell und einfach finden können. In der Software gespeicherte Dokumente können gedruckt, per E-Mail versendet und digital gefaxt werden. Bei einigen Programmen können Benutzer Dokumente mithilfe integrierter Kommentarfunktionen mit Anmerkungen versehen.
Dokument-Imaging-Software beinhaltet häufig die Fähigkeit, Dokumente in andere Programme zu integrieren. Dokumente können im PDF-Format (Portable Document Format) und in Microsoft® Office-kompatiblen Formaten gespeichert und Bilder in Formaten wie JPEG und TIFF exportiert werden. Daten können auch kopiert und in Textverarbeitungsdokumente und Kalkulationstabellen eingefügt werden.
Viele Unternehmen verwenden Document Imaging-Software für ihre Sicherheitsfunktionen. Benutzern kann der Zugriff auf bestimmte Dateien basierend auf der Benutzerberechtigungsebene gestattet oder verweigert werden, und Dateien können zum Bearbeiten gesperrt werden, oder Änderungen müssen genehmigt werden, bevor sie auf Dokumente angewendet werden. Zusätzlich zur Gewährleistung der Sicherheit durch die Kontrolle des Zugriffs auf und der Änderung von Dokumenten bietet Document Imaging Software Unternehmenssicherheit, da digitale Dateien im Gegensatz zu Papierdokumenten einfach und regelmäßig gesichert werden können. Auf diese Weise können Unternehmen Dokumente bei katastrophalen Ereignissen wie Feuer oder Überschwemmung schützen.
Digitale Bildbearbeitungssoftware bietet auch mehrere andere Vorteile. Digitale Dateien bieten nicht nur mehr Sicherheit, sondern sparen auch Speicherplatz. Computerdateien sind leichter zugänglich und lassen sich leichter freigeben als Papierdokumente, insbesondere für große, verteilte Arbeitsgruppen. Software, die automatische Ablagefunktionen enthält, kann auch Verwaltungskosten sparen. Da die meisten Dokumente letztendlich elektronisch verwendet werden, sorgt das Ablegen und Speichern in elektronischem Format für Kontinuität, konsolidiert Arbeitsabläufe und spart Zeit.