Was ist Dokumentbildungssoftware?
Dokumentbildungssoftware ist eine Anwendung, die in der Dokumentverwaltung verwendet wird, um Papierdokumente in digitales Format zu konvertieren. Scanner werden verwendet, um Dokumentinformationen einzugeben, und anschließend benennt und speichert die Dokumentbilder -Software die Dokumente, verwendet die optische Charaktererkennung (OCR), um sie durchsuchbar und bearbeitbar zu machen, und sendet sie. Die Document Imaging-Software kann in Multifunktionsperipheriegeräte (MFPs) integriert werden, sodass die Software Dokumente mit gescanntem Dokumenten verarbeiten kann. Einige Anwendungen enthalten die Möglichkeit, ein Dokument zu überprüfen, um sicherzustellen, dass nur ein Benutzer ein Dokument gleichzeitig bearbeiten kann. Die Software kann auch die Genehmigungsverfahren ermöglichen, sodass Änderungen nicht auf Dokumente angewendet werden, wenn die angegebenen Administratoren diese genehmigen. Schnittstellen können Drag- gehören.und drop-Funktionen und manchmal enthalten Suchmaschinen ähnlich wie bei der Suche im Internet, damit Benutzer Dateien schnell und einfach finden können. Dokumente, die in der Software gespeichert sind, können gedruckt, per E -Mail und digital gefaxt werden. Mit einer Software können Benutzer Dokumente mithilfe integrierter Kommentarfunktionen annotieren. Dokumente können im tragbaren Dokumentformat (PDF) und im Microsoft® Office-kompatiblen Formaten gespeichert werden, und Bilder können in Formaten wie JPEG und TIFF exportiert werden. Daten können auch kopiert und in Textverarbeitungsdokumente und Tabellenkalkulationen eingefügt werden.
Viele Unternehmen verwenden Dokumentenbildungssoftware für ihre Sicherheitsfunktionen. Benutzern können auf der Grundlage der Benutzerberechtigungsstufe den Zugriff auf bestimmte Dateien zugelassen oder verweigert werden, und Dateien können für die Bearbeitung gesperrt werden, oder Änderungen können die Genehmigung erfordern, bevor es sichauf Dokumente angewendet. Neben der Bereitstellung der Sicherheit durch Kontrolle des Zugriffs und der Änderung von Dokumenten bietet die Dokumentbildungssoftware Business Security, da digitale Dateien im Gegensatz zu Papierdokumenten einfach und regelmäßig gesichert werden können. Dies ermöglicht Unternehmen, Dokumente im Falle katastrophaler Ereignisse wie Feuer oder Überschwemmung zu schützen.
Digital Imaging Software hat auch mehrere andere Vorteile. Digitale Dateien speichern nicht nur mehr Sicherheit, sondern auch Speicherplatz. Computerdateien sind leichter zugänglich und einfacher zu teilen als Papierdokumente, insbesondere für große, verteilte Arbeitsgruppen. Software mit automatischen Anmeldungsfunktionen kann auch Verwaltungskosten einsparen. Da die meisten Dokumente letztendlich elektronisch verwendet werden, bietet das Einreichen und Speichern in elektronischer Form Kontinuität, konsolidiert Workflows und spart Zeit.