Co je správa životního cyklu informací?

Správa životního cyklu informací je název přidělený strategiím a zásadám, které podnik používá k udržování a organizování digitálních informací. Je to moderní vývoj strategií používaných pro správu fyzických dat, jako jsou data uložená na papíře, filmu a jiných fyzických médiích. Kousek dat prochází pět fází řízení životního cyklu informací. Jedná se o tvorbu, distribuci, údržbu, používání a dispozice.

Díky správě životního cyklu informací je pohyb a ukládání daného kusu dat řízeno od okamžiku, kdy je vytvořeno, do okamžiku, kdy přestane být užitečný. Obvykle k tomu dochází v obchodním kontextu, ačkoli správu životního cyklu informací lze také použít k uchovávání dat pro vládní nebo jiné účely. Politika řízení životního cyklu informací podniku je dána celkovými cíli organizace a je úzce spjata s jejími obecnými zásadami informačních technologií.

Proces začíná vytvořením nebo přijetí nové údaj. Data mohou být vytvořena interně, jako když účetní připravuje rozpočet pro organizaci, nebo mohou být získána od někoho mimo společnost. To může zahrnovat formuláře, korespondenci nebo zprávy.

Informace se poté distribuují. Na interní úrovni jsou data předávána pracovníkům a manažerům ve společnosti, kteří je mohou potřebovat k přijímání politických rozhodnutí. Data mohou být distribuovány také externě dodavateli, klienty či akcionářů.

Dále tyto informace mohou být použity k napomoci tomu, aby obchodní rozhodnutí nebo politiky příručka firmy. V průběhu celého procesu užívání a distribuce, musí být zachován informace. Údržba by měla zahrnovat podání, získávání a převod informací. Aby byly informace užitečné, musí je podnik uspořádat v předem stanoveném pořadí a musí mít zaveden systém pro jejich správu. Procesy pro sledování dat, zatímco je v provozu jsou také součástí kroku údržby.

Nakonec informace podléhají dispozice. Jedná se o politiku stanoveny pro práci s informacemi, které se staly méně hodnotná v průběhu času. K těmto údajům je méně často přístup a možná již splňovaly požadavky na uchovávání stanovené vládními nebo organizačními pravidly.

V dobře organizovaném systému správy životního cyklu informací se data pohybují plynule těmito pěti kroky. Výjimkou je případ, kdy podnik se stává účastníkem právního řízení. V takovém případě mohou být některá data zmrazena nebo odstraněna z proudu obecných dat, dokud nebude možné právní otázku vyřešit.