情報ライフサイクル管理とは何ですか？

情報ライフサイクル管理とは、デジタル情報を維持および整理するためにビジネスが使用する戦略とポリシーに付けられた名前です。 これは、紙、フィルム、その他の物理メディアに保存されているような物理データを管理するために使用される戦略の現代的な進化です。 データの一部には、情報ライフサイクル管理の5つのフェーズがあります。 これらは、作成、配布、保守、使用、および廃棄です。

情報ライフサイクル管理では、特定のデータの移動と保存は、作成された時点から有用でなくなる時点まで制御されます。 通常、これはビジネスコンテキストで発生しますが、情報ライフサイクル管理を使用して政府やその他の目的でデータを維持することもできます。 ビジネスの情報ライフサイクル管理ポリシーは、組織の全体的な目標によって決定され、一般的な情報技術ポリシーと密接に結びついています。

プロセスは、新しい情報の作成または受信から始まります。 データは、会計士が組織の予算を準備するときに内部で作成するか、社外の人から受け取ることができます。 これには、フォーム、通信、またはレポートを含めることができます。

その後、情報が配布されます。 内部レベルでは、データは会社の従業員やマネージャーに渡され、ポリシーの決定を下すために必要になる場合があります。 データは、ベンダー、クライアント、または株主に外部的に配布される場合もあります。

次に、この情報を使用して、ビジネス上の決定を下したり、企業ポリシーを導いたりできます。 使用および配布プロセス全体を通じて、情報を維持する必要があります。 メンテナンスには、情報のファイリング、取得、および転送が含まれます。 情報が有用であるためには、企業はそれを所定の順序で整理し、それを管理するためのシステムを整える必要があります。 使用中のデータを追跡するプロセスもメンテナンス手順の一部です。

最後に、情報は処分されます。 これは、時間の経過とともに価値が低下した情報を処理するために定められたポリシーです。 このようなデータへのアクセス頻度は低く、政府または組織の規則で定められている保存要件をすでに満たしている可能性があります。

情報ライフサイクル管理のよく組織化されたシステムでは、データはこれらの5つのステップをスムーズに進みます。 例外は、企業が法的措置に関与する場合です。 この場合、法的問題が解決されるまで、一部のデータがフリーズまたは一般データストリームから削除される場合があります。