¿Qué es la gestión del ciclo de vida de la información?
La gestión del ciclo de vida de la información es el nombre dado a las estrategias y políticas que una empresa utiliza para mantener y organizar información digital. Es la evolución moderna de las estrategias utilizadas para administrar datos físicos como el almacenado en papel, película y otros medios físicos. Una pieza de datos sufre cinco fases de gestión del ciclo de vida de la información. Estos son creación, distribución, mantenimiento, uso y disposición.
Con la gestión del ciclo de vida de la información, el movimiento y el almacenamiento de un dato determinado se controlan desde el momento en que se crea hasta el momento en que deja de ser útiles. Por lo general, esto ocurre en un contexto comercial, aunque la gestión del ciclo de vida de la información también se puede utilizar para mantener datos para el gobierno u otros fines. La política de gestión del ciclo de vida de la información de una empresa está dictada por los objetivos generales de la organización y está estrechamente vinculada a sus políticas generales de tecnología de la información.
El proceso comienza con la creación o recepción de una nueva pieza deinformación. Los datos se pueden crear internamente, como cuando un contador prepara un presupuesto para la organización, o se puede recibir de alguien fuera de la empresa. Esto puede incluir formularios, correspondencia o informes.
La información se distribuye. En el nivel interno, los datos se pasan a trabajadores y gerentes de la compañía que pueden necesitarlos para tomar decisiones de política. Los datos también pueden distribuirse externamente a proveedores, clientes o accionistas.
A continuación, la información se puede utilizar para ayudar a tomar decisiones comerciales o guiar la política de la empresa. A lo largo del proceso de uso y distribución, se debe mantener la información. El mantenimiento incluye la presentación, recuperación y transferencias de la información. Para que la información sea útil, la empresa debe organizarla en una secuencia predeterminada y tener un sistema para administrarla. Procesos para rastrear datos mientras esEn uso también son parte del paso de mantenimiento.
Finalmente, la información sufre disposición. Esta es la política establecida para manejar información que se ha vuelto menos valiosa con el tiempo. Dichos datos se acceden con menos frecuencia y pueden haber cumplido los requisitos de retención establecidos por las reglas gubernamentales u organizativas.
En un sistema bien organizado de gestión del ciclo de vida de la información, los datos se mueven sin problemas a través de estos cinco pasos. Una excepción es cuando el negocio se involucra en una acción legal. En este caso, algunos datos pueden congelarse o eliminarse del flujo de datos general hasta que se pueda resolver la cuestión legal.