¿Qué es la gestión del ciclo de vida de la información?

La gestión del ciclo de vida de la información es el nombre dado a las estrategias y políticas que una empresa utiliza para mantener y organizar la información digital. Es la evolución moderna de las estrategias utilizadas para administrar los datos físicos, como los almacenados en papel, película y otros medios físicos. Un dato se somete a cinco fases de la gestión del ciclo de vida de la información. Estos son creación, distribución, mantenimiento, uso y disposición.

Con la gestión del ciclo de vida de la información, el movimiento y el almacenamiento de un dato determinado se controla desde el momento en que se crea hasta el momento en que deja de ser útil. Por lo general, esto ocurre en un contexto empresarial, aunque la gestión del ciclo de vida de la información también se puede utilizar para mantener los datos para el gobierno u otros fines. La política de gestión del ciclo de vida de la información de una empresa está dictada por los objetivos generales de la organización y está estrechamente vinculada a sus políticas generales de tecnología de la información.

El proceso comienza con la creación o recepción de una nueva información. Los datos pueden crearse internamente, como cuando un contador prepara un presupuesto para la organización, o pueden recibirse de alguien externo a la empresa. Esto puede incluir formularios, correspondencia o informes.

La información luego se distribuye. En el nivel interno, los datos se pasan a los trabajadores y gerentes de la empresa que pueden necesitarlos para tomar decisiones políticas. Los datos también pueden distribuirse externamente a proveedores, clientes o accionistas.

A continuación, la información se puede utilizar para ayudar a tomar decisiones comerciales o guiar la política de la empresa. A lo largo del proceso de uso y distribución, la información debe mantenerse. El mantenimiento incluye la presentación, recuperación y transferencias de la información. Para que la información sea útil, la empresa debe organizarla en una secuencia predeterminada y contar con un sistema para administrarla. Los procesos para rastrear datos mientras está en uso también son parte del paso de mantenimiento.

Finalmente, la información se somete a disposición. Esta es la política establecida para manejar información que se ha vuelto menos valiosa con el tiempo. Se accede con menos frecuencia a dichos datos y es posible que ya hayan cumplido los requisitos de retención establecidos por las normas gubernamentales u organizativas.

En un sistema bien organizado de gestión del ciclo de vida de la información, los datos se mueven sin problemas a través de estos cinco pasos. Una excepción es cuando el negocio se involucra en una acción legal. En este caso, algunos datos pueden congelarse o eliminarse del flujo de datos generales hasta que se pueda resolver la cuestión legal.