Wat is informatie lifecycle management?
Informatie lifecycle management is de naam die wordt gegeven aan de strategieën en beleidsmaatregelen die een bedrijf gebruikt om digitale informatie te onderhouden en organiseren. Het is de moderne evolutie van strategieën die worden gebruikt om fysieke gegevens te beheren, zoals opgeslagen op papier, film en andere fysieke media. Een stukje gegevens ondergaat vijf fasen van informatie lifecycle management. Dit zijn creatie, distributie, onderhoud, gebruik en dispositie.
Met informatie lifecycle management, wordt de verplaatsing en opslag van een gegeven stuk gecontroleerd vanaf het moment dat het gecreëerd is tot het moment dat het niet langer bruikbaar is. Meestal gebeurt dit in een zakelijke context, hoewel informatie lifecycle management ook kan worden gebruikt om gegevens te onderhouden voor overheids- of andere doeleinden. Het informatie lifecycle management beleid van een bedrijf wordt bepaald door de algemene doelstellingen van de organisatie en is nauw verbonden met het algemene beleid van informatietechnologie.
Het proces begint met het maken of ontvangen van een nieuw stukje informatie. De gegevens kunnen intern worden aangemaakt, bijvoorbeeld wanneer een accountant een budget voor de organisatie opstelt, of deze kunnen worden ontvangen van iemand buiten het bedrijf. Dit kunnen formulieren, correspondentie of rapporten zijn.
De informatie wordt vervolgens verspreid. Op intern niveau worden de gegevens doorgegeven aan werknemers en managers in het bedrijf die deze mogelijk nodig hebben om beleidsbeslissingen te nemen. De gegevens kunnen ook extern worden verspreid onder leveranciers, klanten of aandeelhouders.
Vervolgens kan de informatie worden gebruikt om zakelijke beslissingen te nemen of het bedrijfsbeleid te sturen. Tijdens het gebruik en distributieproces moet de informatie worden onderhouden. Onderhoud omvat het archiveren, ophalen en overdragen van de informatie. Om de informatie nuttig te laten zijn, moet het bedrijf deze in een vooraf bepaalde volgorde rangschikken en een systeem hebben voor het beheer ervan. Processen voor het bijhouden van gegevens terwijl deze in gebruik zijn, maken ook deel uit van de onderhoudsstap.
Ten slotte ondergaat informatie informatie. Dit is het beleid dat is opgesteld voor het omgaan met informatie die in de loop van de tijd minder waardevol is geworden. Dergelijke gegevens worden minder vaak geraadpleegd en voldoen mogelijk al aan de bewaarplicht die is vastgelegd door de overheid of organisatorische regels.
In een goed georganiseerd systeem van informatie lifecycle management, gaat data soepel door deze vijf stappen. Een uitzondering is wanneer het bedrijf betrokken raakt bij een juridische actie. In dit geval kunnen sommige gegevens worden bevroren of verwijderd uit de algemene gegevensstroom totdat de juridische vraag kan worden opgelost.