Co to jest zarządzanie cyklem życia informacji?

Zarządzanie cyklem życia informacji to nazwa strategii i zasad wykorzystywanych przez firmę do utrzymywania i organizowania informacji cyfrowych. Jest to współczesna ewolucja strategii wykorzystywanych do zarządzania danymi fizycznymi, takimi jak dane przechowywane na papierze, filmie i innych nośnikach fizycznych. Część danych podlega pięciu fazom zarządzania cyklem życia informacji. Są to tworzenie, dystrybucja, konserwacja, użytkowanie i dyspozycja.

Dzięki zarządzaniu cyklem życia informacji przenoszenie i przechowywanie danych jest kontrolowane od momentu ich utworzenia do momentu, w którym przestają być przydatne. Zwykle dzieje się tak w kontekście biznesowym, chociaż zarządzanie cyklem życia informacji może być również wykorzystane do przechowywania danych do celów rządowych lub innych celów. Polityka zarządzania cyklem życia informacji w firmie jest podyktowana ogólnymi celami organizacji i jest ściśle powiązana z ogólnymi zasadami dotyczącymi technologii informatycznych.

Proces rozpoczyna się od utworzenia lub otrzymania nowej informacji. Dane mogą być tworzone wewnętrznie, na przykład gdy księgowy przygotowuje budżet dla organizacji, lub mogą być otrzymywane od osoby spoza firmy. Może to obejmować formularze, korespondencję lub raporty.

Informacje są następnie dystrybuowane. Na poziomie wewnętrznym dane są przekazywane pracownikom i menedżerom w firmie, którzy mogą ich potrzebować do podejmowania decyzji politycznych. Dane mogą być również dystrybuowane zewnętrznie do dostawców, klientów lub akcjonariuszy.

Następnie informacje te mogą być wykorzystane do podejmowania decyzji biznesowych lub kierowania polityką firmy. Informacje muszą być przechowywane przez cały proces użytkowania i dystrybucji. Konserwacja obejmuje archiwizowanie, wyszukiwanie i przekazywanie informacji. Aby informacje były przydatne, firma musi ułożyć je w ustalonej kolejności i mieć system zarządzania nimi. Procesy śledzenia danych podczas ich użytkowania są również częścią etapu konserwacji.

Wreszcie informacje podlegają dyspozycji. Jest to polityka postępowania z informacjami, które z czasem stały się mniej wartościowe. Takie dane są rzadziej dostępne i mogły już spełniać wymagania dotyczące przechowywania określone w przepisach rządowych lub organizacyjnych.

W dobrze zorganizowanym systemie zarządzania cyklem życia informacji dane płynnie przechodzą przez te pięć kroków. Wyjątkiem jest sytuacja, w której firma angażuje się w proces sądowy. W takim przypadku niektóre dane mogą zostać zamrożone lub usunięte z ogólnego strumienia danych, dopóki problem prawny nie zostanie rozwiązany.