Was ist Information Lifecycle Management?
Information Lifecycle Management ist die Bezeichnung für die Strategien und Richtlinien, mit denen ein Unternehmen digitale Informationen verwaltet und organisiert. Dies ist die moderne Entwicklung von Strategien zur Verwaltung physischer Daten, wie sie auf Papier, Film und anderen physischen Medien gespeichert sind. Ein Datenelement durchläuft fünf Phasen des Information-Lifecycle-Managements. Dies sind Erstellung, Verteilung, Wartung, Verwendung und Disposition.
Mit dem Information Lifecycle Management wird das Verschieben und Speichern eines bestimmten Datenelements von der Erstellung bis zu dem Zeitpunkt gesteuert, an dem es nicht mehr nützlich ist. In der Regel tritt dies im Geschäftskontext auf, obwohl das Information Lifecycle Management auch zur Verwaltung von Daten für behördliche oder andere Zwecke verwendet werden kann. Die Information-Lifecycle-Management-Richtlinie eines Unternehmens wird von den übergeordneten Zielen der Organisation bestimmt und ist eng mit den allgemeinen IT-Richtlinien des Unternehmens verknüpft.
Der Prozess beginnt mit der Erstellung oder dem Empfang einer neuen Information. Die Daten können entweder intern erstellt werden, wenn ein Buchhalter ein Budget für die Organisation erstellt, oder sie können von einer Person außerhalb des Unternehmens empfangen werden. Dies kann Formulare, Korrespondenz oder Berichte umfassen.
Die Informationen werden dann verteilt. Auf interner Ebene werden die Daten an Mitarbeiter und Manager im Unternehmen weitergegeben, die sie möglicherweise benötigen, um Richtlinienentscheidungen zu treffen. Die Daten können auch extern an Lieferanten, Kunden oder Aktionäre verteilt werden.
Als nächstes können die Informationen verwendet werden, um Geschäftsentscheidungen zu treffen oder Unternehmensrichtlinien zu leiten. Während des gesamten Verwendungs- und Verteilungsprozesses müssen die Informationen beibehalten werden. Die Wartung umfasst das Ablegen, Abrufen und Übertragen der Informationen. Damit die Informationen nützlich sind, muss das Unternehmen sie in einer festgelegten Reihenfolge anordnen und über ein System zur Verwaltung verfügen. Prozesse zum Verfolgen von Daten, während sie verwendet werden, sind ebenfalls Teil des Wartungsschritts.
Schließlich werden Informationen disponiert. Dies ist die Richtlinie für den Umgang mit Informationen, die im Laufe der Zeit an Wert verloren haben. Auf solche Daten wird seltener zugegriffen, und sie haben möglicherweise bereits die Aufbewahrungspflichten erfüllt, die in staatlichen oder organisatorischen Vorschriften festgelegt sind.
In einem gut organisierten System zur Verwaltung des Informationslebenszyklus durchlaufen die Daten diese fünf Schritte reibungslos. Eine Ausnahme ist, wenn das Unternehmen in eine Klage verwickelt wird. In diesem Fall können einige Daten eingefroren oder aus dem allgemeinen Datenstrom entfernt werden, bis die rechtliche Frage geklärt ist.