O que é gerenciamento do ciclo de vida das informações?

Gerenciamento do ciclo de vida das informações é o nome dado às estratégias e políticas que uma empresa usa para manter e organizar as informações digitais. É a evolução moderna das estratégias usadas para gerenciar dados físicos, como os armazenados em papel, filme e outras mídias físicas. Uma parte dos dados passa por cinco fases de gerenciamento do ciclo de vida das informações. Estes são criação, distribuição, manutenção, uso e disposição.

Com o gerenciamento do ciclo de vida das informações, a movimentação e o armazenamento de um determinado dado são controlados desde o momento em que são criados até o momento em que deixam de ser úteis. Geralmente, isso ocorre em um contexto comercial, embora o gerenciamento do ciclo de vida das informações também possa ser usado para manter dados para fins governamentais ou outros. A política de gerenciamento do ciclo de vida das informações de uma empresa é ditada pelos objetivos gerais da organização e está intimamente ligada às suas políticas gerais de tecnologia da informação.

O processo começa com a criação ou o recebimento de uma nova informação. Os dados podem ser criados internamente, como quando um contador prepara um orçamento para a organização, ou podem ser recebidos de alguém de fora da empresa. Isso pode incluir formulários, correspondência ou relatórios.

A informação é então distribuída. No nível interno, os dados são transmitidos aos trabalhadores e gerentes da empresa que podem precisar deles para tomar decisões políticas. Os dados também podem ser distribuídos externamente para fornecedores, clientes ou acionistas.

Em seguida, as informações podem ser usadas para ajudar a tomar decisões de negócios ou orientar as políticas da empresa. Durante todo o processo de uso e distribuição, as informações devem ser mantidas. A manutenção inclui arquivamento, recuperação e transferência de informações. Para que as informações sejam úteis, a empresa deve organizá-las em uma sequência predeterminada e ter um sistema para gerenciá-las. Os processos para rastrear dados enquanto estão em uso também fazem parte da etapa de manutenção.

Finalmente, a informação sofre disposição. Essa é a política estabelecida para lidar com informações que se tornaram menos valiosas ao longo do tempo. Esses dados são acessados ​​com menos frequência e podem já ter atendido aos requisitos de retenção estabelecidos pelas regras governamentais ou organizacionais.

Em um sistema bem organizado de gerenciamento do ciclo de vida das informações, os dados se movem sem problemas nessas cinco etapas. Uma exceção é quando a empresa se envolve em uma ação legal. Nesse caso, alguns dados podem ser congelados ou removidos do fluxo de dados geral até que a questão legal possa ser resolvida.