O que é o gerenciamento do ciclo de vida da informação?
O gerenciamento do ciclo de vida da informação é o nome dado às estratégias e políticas que uma empresa usa para manter e organizar informações digitais. É a evolução moderna das estratégias usadas para gerenciar dados físicos, como os armazenados em papel, cinema e outros meios físicos. Um dados sofre cinco fases de gerenciamento do ciclo de vida da informação. São criação, distribuição, manutenção, uso e disposição.
Com o gerenciamento do ciclo de vida da informação, o movimento e o armazenamento de uma determinada peça de dados são controlados a partir do momento em que é criado até o momento em que deixa de ser útil. Geralmente, isso ocorre em um contexto comercial, embora o gerenciamento do ciclo de vida da informação também possa ser usado para manter dados para o governo ou outros fins. A política de gerenciamento do ciclo de vida da informação de uma empresa é ditada pelos objetivos gerais da organização e está intimamente ligada às suas políticas gerais de tecnologia da informação.
O processo começa com a criação ou recebimento de um novo pedaço deInformação. Os dados podem ser criados internamente, como quando um contador prepara um orçamento para a organização, ou pode ser recebido de alguém fora da empresa. Isso pode incluir formulários, correspondência ou relatórios.
As informações são distribuídas. No nível interno, os dados são transmitidos a trabalhadores e gerentes da empresa que precisam precisar dele para tomar decisões políticas. Os dados também podem ser distribuídos externamente aos fornecedores, clientes ou acionistas.
Em seguida, as informações podem ser usadas para ajudar a tomar decisões de negócios ou orientar a política da empresa. Durante o processo de uso e distribuição, as informações devem ser mantidas. A manutenção inclui arquivamento, recuperação e transferências das informações. Para que as informações sejam úteis, a empresa deve organizá -las em uma sequência predeterminada e ter um sistema para gerenciá -lo. Processos para rastrear dados enquanto sãoEm uso também fazem parte da etapa de manutenção.
Finalmente, a informação sofre disposição. Esta é a política estabelecida para lidar com informações que se tornaram menos valiosas ao longo do tempo. Esses dados são acessados com menos frequência e podem já ter atendido aos requisitos de retenção estabelecidos por regras governamentais ou organizacionais.Em um sistema bem organizado de gerenciamento do ciclo de vida da informação, os dados se movem sem problemas nessas cinco etapas. Uma exceção é quando o negócio se envolve em uma ação legal. Nesse caso, alguns dados podem ser congelados ou removidos do fluxo geral de dados até que a questão legal possa ser resolvida.