Vad är hantering av informationslivscykel?

Hantering av informationslivscykel är namnet som ges till de strategier och policyer som ett företag använder för att upprätthålla och organisera digital information. Det är den moderna utvecklingen av strategier som används för att hantera fysiska data som lagras på papper, film och andra fysiska medier. En bit data genomgår fem faser av hantering av informationslivscykel. Dessa är skapande, distribution, underhåll, användning och disposition.

Med hantering av informationslivscykel kontrolleras rörelsen och lagringen av en given datainformation från det att den skapas till den tidpunkt den upphör att vara användbar. Vanligtvis inträffar detta i affärssammanhang, även om hantering av livscykel för information också kan användas för att underhålla data för myndigheter eller andra ändamål. Företags informationslivscykelhanteringspolicy bestäms av organisationens övergripande mål och är nära knuten till dess allmänna informationsteknik.

Processen börjar med skapandet eller mottagandet av en ny information. Uppgifterna kan antingen skapas internt, som när en revisor förbereder en budget för organisationen, eller den kan tas emot från någon utanför företaget. Detta kan inkludera formulär, korrespondens eller rapporter.

Informationen distribueras sedan. På intern nivå överförs uppgifterna till arbetare och chefer i företaget som kan behöva det för att fatta politiska beslut. Uppgifterna kan också distribueras externt till leverantörer, kunder eller aktieägare.

Därefter kan informationen användas för att fatta affärsbeslut eller vägleda företagets policy. Under hela användnings- och distributionsprocessen måste informationen upprätthållas. Underhåll inkluderar arkivering, hämtning och överföring av informationen. För att informationen ska vara användbar måste företaget ordna den i en förutbestämd sekvens och ha ett system på plats för att hantera den. Processer för att spåra data medan de används är också en del av underhållssteget.

Slutligen genomgår information disposition. Detta är den policy som fastställs för att hantera information som har blivit mindre värdefull med tiden. Sådana uppgifter är mindre ofta tillgängliga och kanske redan har uppfyllt behållningskraven enligt regeringens eller organisatoriska regler.

I ett välorganiserat system för informationslivscykelhantering går data smidigt genom dessa fem steg. Ett undantag är när verksamheten blir inblandad i en rättslig åtgärd. I det här fallet kan vissa data frysas eller tas bort från den allmänna dataströmmen tills den juridiska frågan kan lösas.