Vad är LifeCycle Management?

Livscykelhantering är namnet till de strategier och policyer som ett företag använder för att upprätthålla och organisera digital information. Det är den moderna utvecklingen av strategier som används för att hantera fysiska data som den som lagras på papper, film och andra fysiska medier. En del av data genomgår fem faser av informationslivscykelhantering. Dessa är skapande, distribution, underhåll, användning och disposition.

Med informationslivscykelhantering styrs rörelse och lagring av en given data från den tid det skapas till den tid det upphör att vara användbar. Vanligtvis inträffar detta i ett affärssammanhang, även om informationslivscykelhantering också kan användas för att upprätthålla data för regering eller andra ändamål. Informationens livscykelhanteringspolicy för ett företag dikteras av organisationens övergripande mål och är nära knuten till dess allmänna informationsteknikpolicy.

Processen börjar med skapandet eller mottagandet av en ny bit avinformation. Uppgifterna kan antingen skapas internt, som när en revisor förbereder en budget för organisationen, eller de kan tas emot från någon utanför företaget. Detta kan inkludera formulär, korrespondens eller rapporter.

Informationen distribueras sedan. På den interna nivån skickas uppgifterna till arbetare och chefer i företaget som kan behöva det för att fatta politiska beslut. Uppgifterna kan också distribueras externt till leverantörer, kunder eller aktieägare.

Därefter kan informationen användas för att fatta affärsbeslut eller vägleda företagets policy. Under hela användnings- och distributionsprocessen måste informationen upprätthållas. Underhåll inkluderar arkivering, hämtning och överföringar av informationen. För att informationen ska vara användbar måste verksamheten ordna den i en förutbestämd sekvens och ha ett system på plats för att hantera den. Processer för att spåra data medan de ärTill användning är också en del av underhållssteget.

Slutligen genomgår information disposition. Detta är den policy som anges för att hantera information som har blivit mindre värdefull över tid. Sådana uppgifter är mindre ofta åtkomna och kan redan ha uppfyllt de kvarhållningskrav som anges i regeringsregler eller organisatoriska regler.

I ett välorganiserat system för information om livscykeln rör sig data smidigt genom dessa fem steg. Ett undantag är när verksamheten blir involverad i en rättslig åtgärd. I detta fall kan vissa data frysas eller tas bort från den allmänna dataströmmen tills den juridiska frågan kan lösas.