Jak si mohu vybrat nejlepší kancelářský záznamník?

Porovnání kancelářských záznamníků a výběr správného může být výzvou, protože je třeba zvážit. Můžete například porovnat stroje na základě počtu zpráv, které mohou zaznamenat, a délky povolené pro nahrávání. Můžete je také porovnat na základě toho, zda je můžete ovládat vzdáleně a podle vzdálených funkcí, které obsahují. Počet poštovních schránek, které jsou k dispozici, a snadnost, s jakou můžete své zprávy spravovat, mohou při vašem rozhodování také výrazně ovlivnit.

Počet zpráv, které může záznamník obsahovat, bude pravděpodobně velmi důležitý, když se pokoušíte vybrat nejlepší záznamník v kanceláři. Je tomu tak proto, že zmeškané zprávy se mohou promítnout do nespokojených zákazníků, ztracených prodejů a zmeškaných příležitostí. Jako takový si můžete vybrat stroj, který pojme mnoho zpráv najednou a umožní vám rozhodnout o minimální a maximální délce zprávy, kterou bude zaznamenávat. Tímto způsobem, pokud potřebujete, aby vaši zákazníci nechali podrobnou zprávu, můžete vybrat vhodnou délku zprávy a snížit tak pravděpodobnost, že se jim v polovině odříznou.

Schopnost spravovat zprávy na dálku může být také důležitým faktorem, když nakupujete záznamník v kanceláři. Například byste mohli chtít volat a kontrolovat zprávy, i když jste daleko od fyzického počítače. To se může hodit, když potřebujete zprávy načíst po běžné pracovní době nebo na cestách. Může se také ukázat jako prospěšný, pokud jej nemůžete za den přesunout do svého místa podnikání a chcete změnit záznam, který volající slyší.

Pokud existuje více než jedna osoba, která bude přijímat zprávy v záznamníku v kanceláři, můžete zvážit možnosti, které poskytují více než jednu hlasovou schránku. U tohoto typu stroje můžete zaznamenat odchozí zprávu, která volajícím řekne, aby stiskli konkrétní číslo a zanechali zprávu osobě, které se snaží oslovit. Kromě toho můžete dávat přednost počítači, který vám umožní vytvořit jinou odchozí zprávu pro každého volajícího.

Proces, který budete muset ukládat a mazat zprávy, může také ovlivnit vaše rozhodnutí, když se pokoušíte vybrat nejlepší kancelářský záznamník. Můžete například upřednostnit počítač, který vám umožní vymazat nebo uložit některé vaše hlasové zprávy, aniž by vaše volba ovlivnila každou hlasovou schránku v doručené poště. Můžete také upřednostnit zařízení, které vám umožní přeskočit zprávy, které jste již slyšeli, když je přehráváte. Tímto způsobem se nemusíte procházet dlouhým řetězcem nahrávek, abyste se dostali zpět k tomuto důležitému volajícímu.