Jak si mohu vybrat nejlepší kancelářský záznamník?

Porovnání kancelářských záznamových strojů a výběru toho správného může být výzvou, protože je třeba zvážit. Například můžete porovnat stroje na základě počtu zpráv, které mohou zaznamenávat, a na délce povolených pro nahrávky. Můžete je také porovnat na základě toho, zda je můžete ovládat na dálku a na vzdálené funkce, které zahrnují. Počet dostupných poštovních schránek a snadnost, s jakou můžete spravovat své zprávy, může při rozhodování také těžce zohlednit.

Počet zpráv, které může záznamník držet, bude pravděpodobně záležet na tom, když se pokoušíte vybrat nejlepší záznamník v kanceláři. Je to proto, že zmeškané zprávy se mohou promítnout do nespokojených zákazníků, ztracené prodeje a zmeškané příležitosti. Proto můžete dobře vybrat stroj, který dokáže přidržet četné zprávy najednou a umožňuje vám rozhodnout o minimální a maximální délce zprávy, kterou zaznamená. Tímto způsobem, pokud potřebujete, aby zákazníci zanechali podrobnou zprávu, můžeteVyberte vhodnou délku zprávy a udělejte méně pravděpodobné, že se dostanou do poloviny.

Schopnost na dálku může být také důležitým hlediskem, když nakupujete záznamník kanceláře. Můžete například chtít možnost volat a kontrolovat zprávy, i když jste daleko od fyzického stroje. To by se mohlo hodit, když potřebujete načíst zprávy po běžné pracovní době nebo během cestování. Může se také ukázat jako prospěšné, pokud se nemůžete dostat na místo podnikání na den a chcete změnit nahrávání, které vaši volající slyší.

Pokud existuje více než jedna osoba, která obdrží zprávy v záznamníku kanceláře, můžete zvážit možnosti, které poskytují více než jednu hlasovou schránku. S tímto typem stroje můžete zaznamenat odchozí zprávu, která říká volajícím, aby stiskli konkrétní číslo k odchoduzpráva pro osobu, kterou se snaží dosáhnout. Kromě toho byste mohli upřednostňovat stroj, který vám umožní vytvořit jinou odchozí zprávu pro každého volajícího.

Proces, který budete muset podstoupit, abyste ukládali a vymazali zprávy, může také ovlivnit vaše rozhodnutí, když se pokoušíte vybrat nejlepší záznamník kanceláře. Můžete například upřednostňovat stroj, který vám umožní vymazat nebo uložit některé z vašich hlasových zpráv, aniž byste si vybrali, ovlivňují každou hlasovou schránku v doručené poště. Můžete také upřednostňovat stroj, který vám umožní přeskočit zprávy, které jste již slyšeli, když je přehráváte zpět. Tímto způsobem nemusíte procházet dlouhou řadou nahrávek, abyste se dostali zpět k tomuto důležitému volajícímu.