Hur väljer jag den bästa telefonsvararen på kontoret?

Att jämföra telefonsvarare och välja rätt kan visa sig vara en utmaning, eftersom det finns mycket att tänka på. Du kan till exempel jämföra maskiner baserat på antalet meddelanden de kan spela in samt den tillåtna längden för inspelningar. Du kan också jämföra dem baserat på om du kan använda dem på distans och de fjärrfunktioner som de inkluderar. Antalet tillgängliga brevlådor och hur enkelt du kan hantera dina meddelanden kan också vara mycket viktigt i ditt beslut.

Antalet meddelanden en telefonsvarare kan innehålla kommer sannolikt att spela mycket när du försöker välja den bästa telefonsvararen. Detta beror på att missade meddelanden kan översätta till missnöjda kunder, förlorade försäljningar och missade möjligheter. Som sådant kan du göra bra med att välja en maskin som kan hålla många meddelanden samtidigt och låter dig bestämma den lägsta och maximala meddelandelängden som den ska spela in. På det här sättet, om du behöver dina kunder att lämna ett detaljerat meddelande, kan du välja en lämplig meddelandelängd och göra det mindre troligt att de kommer att avskäras halvvägs.

Möjligheten att hantera meddelanden på distans kan också vara en viktig faktor när du handlar efter en telefonsvarare. Till exempel kanske du vill ha möjlighet att ringa in och granska meddelanden, även om du är långt borta från den fysiska maskinen. Detta kan vara praktiskt när du behöver hämta meddelanden efter normal arbetstid eller när du reser. Det kan också visa sig vara fördelaktigt om du inte kan göra det till din verksamhetsplats för dagen och vill ändra inspelningen som din samtal hör.

Om det finns mer än en person som kommer att få meddelanden på telefonsvararen kan du överväga alternativ som innehåller mer än en röstbrevlåda. Med den här typen av maskiner kan du spela in ett utgående meddelande som säger uppringare att trycka på ett specifikt nummer för att lämna ett meddelande till den person han försöker nå. Dessutom kanske du föredrar en maskin som gör att du också kan skapa ett annat utgående meddelande för varje anropare.

Processen du måste genomgå för att spara och radera meddelanden kan också påverka ditt beslut när du försöker välja den bästa telefonsvararen. Till exempel kanske du föredrar en maskin som låter dig radera eller spara några av dina röstmeddelanden utan att ditt val påverkar varje röstbrevlåda i din inkorg. Du kanske också föredrar en maskin som låter dig hoppa över meddelanden du redan har hört när du spelar upp dem. På detta sätt behöver du inte gå igenom en lång rad inspelningar för att komma tillbaka till den viktiga uppringaren.