Jak wybrać najlepszą automatyczną sekretarkę w biurze?
Porównanie automatycznych sekretarek i wybór odpowiedniego może okazać się wyzwaniem, ponieważ jest wiele do rozważenia. Na przykład możesz porównać maszyny na podstawie liczby wiadomości, które mogą nagrać, a także dopuszczalnej długości nagrań. Możesz je również porównać w zależności od tego, czy możesz obsługiwać je zdalnie i jakie funkcje obejmują. Liczba dostępnych skrzynek pocztowych i łatwość zarządzania wiadomościami również mogą mieć duży wpływ na decyzję.
Liczba wiadomości, które może pomieścić automatyczna sekretarka, będzie prawdopodobnie miała duże znaczenie, gdy będziesz wybierać najlepszą biurową automatyczną sekretarkę. Wynika to z faktu, że pominięte wiadomości mogą przełożyć się na niezadowolonych klientów, utratę sprzedaży i utracone możliwości. W związku z tym dobrze jest wybrać komputer, który może przechowywać wiele wiadomości naraz i umożliwia określenie minimalnej i maksymalnej długości wiadomości, którą będzie nagrywać. W ten sposób, jeśli potrzebujesz, aby Twoi klienci zostawili szczegółową wiadomość, możesz wybrać odpowiednią długość wiadomości i zmniejszyć prawdopodobieństwo, że zostaną odcięci w połowie.
Zdalne zarządzanie wiadomościami może być również ważnym czynnikiem przy zakupie automatycznej sekretarki. Na przykład możesz chcieć mieć możliwość wywoływania i przeglądania wiadomości, nawet jeśli jesteś daleko od fizycznej maszyny. Może się to przydać, gdy trzeba odzyskać wiadomości po normalnych godzinach pracy lub podczas podróży. Może to również okazać się korzystne, jeśli nie możesz dostać się do swojego miejsca pracy na dzień i chcesz zmienić nagranie, które słyszą dzwoniący.
Jeśli na automatycznej sekretarce biurowej będzie więcej niż jedna osoba, możesz rozważyć opcje zapewniające więcej niż jedną skrzynkę poczty głosowej. Za pomocą tego typu urządzenia można nagrać wiadomość wychodzącą, która każe dzwoniącym nacisnąć określony numer, aby zostawić wiadomość osobie, do której próbuje dotrzeć. Ponadto możesz preferować urządzenie, które umożliwia utworzenie innej wiadomości wychodzącej dla każdego dzwoniącego.
Proces, w którym będziesz musiał zapisać i usunąć wiadomości, może również wpłynąć na twoją decyzję, kiedy wybierasz najlepszą automatyczną sekretarkę. Na przykład możesz preferować urządzenie, które pozwala usunąć lub zapisać niektóre wiadomości poczty głosowej bez wpływu na każdą pocztę głosową w skrzynce odbiorczej. Możesz także preferować maszynę, która pozwala pomijać wiadomości, które już słyszałeś podczas ich odtwarzania. W ten sposób nie musisz przechodzić przez długi ciąg nagrań, aby wrócić do tego ważnego rozmówcy.