Como escolho a melhor secretária eletrônica do escritório?
Comparar atendedores de chamadas de escritório e escolher o caminho certo pode ser um desafio, pois há muito a considerar. Por exemplo, você pode comparar máquinas com base no número de mensagens que elas podem gravar, bem como no tamanho permitido para gravações. Você também pode compará-los com base na possibilidade de operá-los remotamente e nos recursos remotos que eles incluem. O número de caixas de correio disponíveis e a facilidade com que você pode gerenciar suas mensagens também podem levar muito em sua decisão.
O número de mensagens que uma secretária eletrônica pode conter provavelmente será importante quando você estiver tentando escolher a melhor secretária eletrônica do escritório. Isso ocorre porque as mensagens perdidas podem se traduzir em clientes insatisfeitos, vendas perdidas e oportunidades perdidas. Dessa forma, convém escolher uma máquina que possa armazenar inúmeras mensagens de uma só vez e permitir que você decida o tamanho mínimo e máximo da mensagem que será gravada. Dessa forma, se você precisar que seus clientes deixem uma mensagem detalhada, poderá selecionar um tamanho de mensagem apropriado e diminuir a probabilidade de que eles sejam cortados na metade.
A capacidade de gerenciar mensagens remotamente também pode ser uma consideração importante quando você está comprando uma secretária eletrônica do escritório. Por exemplo, você pode querer chamar e revisar mensagens, mesmo que esteja longe da máquina física. Isso pode ser útil quando você precisar recuperar mensagens após o horário comercial normal ou enquanto estiver viajando. Também pode ser benéfico se você não puder entrar no local de trabalho do dia e desejar alterar a gravação ouvida pelos chamadores.
Se houver mais de uma pessoa que receberá mensagens na secretária eletrônica do escritório, considere as opções que fornecem mais de uma caixa de correio de voz. Com esse tipo de máquina, você pode gravar uma mensagem de saída solicitando que os chamadores pressionem um número específico para deixar uma mensagem para a pessoa que ele está tentando alcançar. Além disso, você pode preferir uma máquina que permita criar uma mensagem de saída diferente para cada chamador também.
O processo que você precisará realizar para salvar e apagar as mensagens também pode influenciar sua decisão quando estiver tentando escolher a melhor secretária eletrônica do escritório. Por exemplo, você pode preferir uma máquina que permita apagar ou salvar algumas de suas mensagens de correio de voz sem que sua escolha afete todos os correios de voz da sua caixa de entrada. Você também pode preferir uma máquina que permita ignorar as mensagens que você já ouviu quando as reproduz. Dessa forma, você não precisa passar por uma longa série de gravações para retornar a esse chamador importante.