Hvordan vælger jeg den bedste telefonsvarer?

Sammenligning af telefonsvarer og valg af det rigtige kan være en udfordring, da der er meget at overveje. For eksempel kan du sammenligne maskiner baseret på antallet af meddelelser, de kan optage, samt den tilladte længde for optagelser. Du kan også sammenligne dem baseret på, om du kan betjene dem eksternt og de fjernfunktioner, de inkluderer. Antallet af tilgængelige postkasser og den lethed, hvorpå du kan administrere dine meddelelser, kan også være meget vigtig i din beslutning.

Antallet af meddelelser, som en telefonsvarer kan indeholde, vil sandsynligvis gøre en hel del, når du prøver at vælge den bedste kontorsvarer. Dette skyldes, at ubesvarede beskeder kan oversætte til utilfredse kunder, mistet salg og ubesvarede muligheder. Som sådan kan det godt være, at du vælger en maskine, der kan indeholde adskillige meddelelser på én gang og giver dig mulighed for at bestemme den minimum og maksimale meddelelseslængde, den skal registrere. På denne måde, hvis du har brug for dine kunder til at efterlade en detaljeret besked, kan du vælge en passende meddelelseslængde og gøre det mindre sandsynligt, at de bliver afskåret halvvejs igennem.

Evnen til at administrere beskeder eksternt kan også være en vigtig overvejelse, når du handler efter en telefonsvarer. For eksempel vil du måske have muligheden for at ringe til og gennemgå meddelelser, selvom du er langt væk fra den fysiske maskine. Dette kan komme godt med, når du har brug for at hente meddelelser efter normal arbejdstid eller mens du rejser. Det kan også vise sig at være fordelagtigt, hvis du ikke kan komme ind i dit forretningssted for dagen og ønsker at ændre den optagelse, som dine opkald hører.

Hvis der er mere end én person, der vil modtage meddelelser på kontors telefonsvarer, kan du overveje muligheder, der indeholder mere end en telefonsvarer. Med denne maskintype kan du optage en udgående meddelelse, der beder opkaldere om at trykke på et specifikt nummer for at efterlade en besked til den person, han forsøger at nå. Derudover foretrækker du måske en maskine, der også giver dig mulighed for at oprette en anden udgående meddelelse for hver opkalder.

Den proces, du bliver nødt til at gennemgå for at gemme og slette meddelelser, kan også have indflydelse på din beslutning, når du prøver at vælge den bedste kontorsvarer. For eksempel foretrækker du måske en maskine, der giver dig mulighed for at slette eller gemme nogle af dine telefonsvarer uden at dit valg påvirker enhver telefonsvarer i din indbakke. Du foretrækker muligvis også en maskine, der giver dig mulighed for at springe over meddelelser, du allerede har hørt, når du afspiller dem. På denne måde behøver du ikke at gennemgå en lang række optagelser for at komme tilbage til den vigtige opkalder.