Come faccio a scegliere la migliore segreteria telefonica per ufficio?
Il confronto tra le segreterie telefoniche e la scelta di quella giusta può rivelarsi una sfida, poiché c'è molto da considerare. Ad esempio, è possibile confrontare i computer in base al numero di messaggi che possono registrare e alla lunghezza consentita per le registrazioni. Puoi anche confrontarli in base alla possibilità di gestirli da remoto e alle funzionalità remote che includono. Anche il numero di caselle di posta disponibili e la facilità con cui è possibile gestire i messaggi possono influire pesantemente sulla decisione.
Il numero di messaggi che una segreteria telefonica può contenere sarà molto importante quando si sta cercando di scegliere la migliore segreteria telefonica per ufficio. Questo perché i messaggi persi possono tradursi in clienti scontenti, vendite perse e opportunità mancate. Come tale, puoi fare bene a scegliere una macchina che può contenere numerosi messaggi contemporaneamente e ti consente di decidere la lunghezza minima e massima del messaggio che registrerà. In questo modo, se hai bisogno che i tuoi clienti lascino un messaggio dettagliato, puoi selezionare una lunghezza del messaggio appropriata e rendere meno probabile che vengano tagliati a metà.
La capacità di gestire i messaggi in remoto può anche essere una considerazione importante quando si acquista una segreteria telefonica per ufficio. Ad esempio, potresti voler chiamare e rivedere i messaggi, anche se sei lontano dalla macchina fisica. Ciò può tornare utile quando è necessario recuperare i messaggi dopo il normale orario di lavoro o durante il viaggio. Può anche rivelarsi utile se non riesci ad entrare nel tuo luogo di lavoro per il giorno e vuoi cambiare la registrazione ascoltata dai chiamanti.
Se è presente più di una persona che riceverà messaggi nella segreteria telefonica dell'ufficio, è possibile prendere in considerazione opzioni che forniscono più di una casella vocale. Con questo tipo di macchina, è possibile registrare un messaggio in uscita che dice ai chiamanti di premere un numero specifico per lasciare un messaggio per la persona che sta cercando di raggiungere. Inoltre, potresti preferire una macchina che ti consenta di creare un messaggio in uscita diverso per ogni chiamante.
Il processo che dovrai seguire per salvare e cancellare i messaggi può anche influenzare la tua decisione quando stai cercando di scegliere la migliore segreteria telefonica per ufficio. Ad esempio, potresti preferire un dispositivo che ti consenta di cancellare o salvare alcuni dei tuoi messaggi vocali senza che la tua scelta influisca su tutti i messaggi vocali nella tua casella di posta. Puoi anche preferire una macchina che ti consenta di saltare i messaggi che hai già ascoltato quando li riproduci. In questo modo, non è necessario passare attraverso una lunga serie di registrazioni per tornare a quel chiamante importante.