Hoe kies ik het beste antwoordapparaat op kantoor?
Het vergelijken van antwoordapparaten op kantoor en het kiezen van de juiste kan een uitdaging zijn, want er is veel te overwegen. U kunt bijvoorbeeld machines vergelijken op basis van het aantal berichten dat ze kunnen opnemen en de toegestane lengte voor opnames. U kunt ze ook vergelijken op basis van of u ze op afstand kunt bedienen en de externe functies die ze bevatten. Het aantal beschikbare mailboxen en het gemak waarmee u uw berichten kunt beheren, kan ook een belangrijke rol spelen bij uw beslissing.
Het aantal berichten dat een antwoordapparaat kan bevatten, is waarschijnlijk van groot belang als u probeert het beste antwoordapparaat op kantoor te kiezen. Dit komt omdat gemiste berichten kunnen worden vertaald in ontevreden klanten, gemiste verkopen en gemiste kansen. Als zodanig kunt u er goed aan doen om een machine te kiezen die meerdere berichten tegelijk kan bevatten en waarmee u de minimale en maximale berichtlengte kunt bepalen die wordt opgenomen. Op deze manier, als u uw klanten nodig hebt om een gedetailleerd bericht achter te laten, kunt u een geschikte berichtlengte selecteren en het minder waarschijnlijk maken dat ze halverwege worden afgesneden.
De mogelijkheid om berichten op afstand te beheren kan ook een belangrijke overweging zijn wanneer u op zoek bent naar een antwoordapparaat op kantoor. U wilt bijvoorbeeld de mogelijkheid hebben om berichten in te bellen en te bekijken, zelfs als u ver weg bent van de fysieke machine. Dit kan handig zijn als u berichten na normale kantooruren of tijdens uw reis moet ophalen. Het kan ook nuttig zijn als u niet de hele dag uw bedrijf kunt bereiken en de opname wilt wijzigen die uw bellers horen.
Als er meer dan één persoon berichten op het antwoordapparaat op kantoor ontvangt, kunt u opties overwegen die meer dan één voicemailbox bieden. Met dit type machine kunt u een uitgaand bericht opnemen waarin bellers worden gevraagd op een specifiek nummer te drukken om een bericht achter te laten voor de persoon die hij probeert te bereiken. Bovendien geeft u misschien de voorkeur aan een machine waarmee u ook voor elke beller een ander uitgaand bericht kunt maken.
Het proces dat u moet doorlopen om berichten op te slaan en te wissen, kan ook uw beslissing beïnvloeden wanneer u probeert het beste antwoordapparaat op kantoor te kiezen. U geeft bijvoorbeeld de voorkeur aan een machine waarmee u sommige voicemailberichten kunt wissen of opslaan zonder dat uw keuze van invloed is op elke voicemail in uw inbox. U kunt ook de voorkeur geven aan een machine waarmee u berichten kunt overslaan die u al hebt gehoord wanneer u ze afspeelt. Op deze manier hoeft u niet door een lange reeks opnames te gaan om terug te keren naar die belangrijke beller.