Comment choisir le meilleur répondeur téléphonique?
Comparer les répondeurs téléphoniques et choisir le bon répondeur peut s'avérer un défi, car il y a beaucoup à considérer. Par exemple, vous pouvez comparer des machines en fonction du nombre de messages qu’elles peuvent enregistrer ainsi que de la longueur autorisée pour les enregistrements. Vous pouvez également les comparer en fonction de votre possibilité de les utiliser à distance et des fonctionnalités à distance qu’ils incluent. Le nombre de boîtes aux lettres disponibles et la facilité avec laquelle vous pouvez gérer vos messages peuvent également influer fortement sur votre décision.
Le nombre de messages qu'un répondeur téléphonique peut contenir importera probablement beaucoup lorsque vous tenterez de choisir le meilleur répondeur téléphonique de bureau. En effet, les messages manqués peuvent se traduire par des clients mécontents, des ventes perdues et des opportunités manquées. En tant que tel, vous feriez bien de choisir une machine pouvant contenir plusieurs messages à la fois et vous permettant de décider de la longueur minimale et maximale du message à enregistrer. De cette façon, si vous souhaitez que vos clients laissent un message détaillé, vous pouvez sélectionner une longueur de message appropriée et réduire les risques de coupure à mi-parcours.
La possibilité de gérer les messages à distance peut également être une considération importante lorsque vous magasinez pour un répondeur téléphonique de bureau. Par exemple, vous souhaiterez peut-être avoir la possibilité d'appeler et de réviser des messages, même si vous êtes loin de la machine physique. Cela peut s'avérer utile lorsque vous devez récupérer des messages après les heures normales de bureau ou en voyage. Cela peut également s'avérer utile si vous ne pouvez pas vous rendre dans votre lieu de travail pour la journée et souhaitez modifier l'enregistrement que vos appelants entendent.
S'il y a plusieurs personnes qui recevront des messages sur le répondeur téléphonique du bureau, vous pouvez envisager des options proposant plusieurs boîtes vocales. Avec ce type d'appareil, vous pouvez enregistrer un message sortant qui demande aux appelants d'appuyer sur un numéro spécifique pour laisser un message à la personne qu'il tente de joindre. De plus, vous préférerez peut-être un ordinateur vous permettant de créer également un message sortant différent pour chaque appelant.
Le processus que vous devrez suivre pour enregistrer et effacer les messages peut également influer sur votre décision lorsque vous essayez de choisir le meilleur répondeur téléphonique de bureau. Par exemple, vous préférerez peut-être une machine vous permettant d'effacer ou de sauvegarder certains de vos messages vocaux sans que votre choix affecte tous les messages vocaux de votre boîte de réception. Vous pouvez également préférer une machine qui vous permet de sauter les messages que vous avez déjà entendus lorsque vous les lisez. De cette façon, vous n'avez pas besoin de passer par une longue série d'enregistrements pour revenir à cet appelant important.