Co je automatická hlasová schránka?

Automatická hlasová schránka je specifický typ systému telefonních zpráv. Podobně jako při přijímání telefonních zpráv záznamníkem, automatická hlasová schránka doručuje hlasovou zprávu digitálně a bez použití dalšího samostatného zařízení. Jakmile je zpráva, také známá jako hlasová zpráva, uložena na serveru, mohou zamýšlení příjemci tyto zprávy načíst přihlášením do systému telefonem a poslechem přehrávání hlasového záznamu.

Kromě možnosti odesílání a přijímání hlasových zpráv funguje automatická hlasová schránka také jako způsob směrování příchozích hovorů. To se běžně používá v podnicích a organizacích s více zaměstnanci nebo odděleními. Díky tomu, že volající nabízejí více možností hlasové schránky, si jednotlivci mohou vybrat, jak vést své hovory příslušným stranám. To se provádí výběrem jedné nebo více výzev vyžadujících, aby volající stiskli odpovídající čísla na číselníku telefonu před přesměrováním hovoru.

Někdy se nazývá hlasové banky, automatická hlasová schránka se běžně používá místo živého člověka určeného k přijímání příchozích hovorů, přijímání zpráv a směrování hovorů. Zatímco společnosti stále běžně zaměstnávají recepční a telefonní operátory, automatická hlasová pošta se často spoléhá na volání po hodině nebo na přijímání zpráv, když zaměstnanec odstoupil od svého stolu. Hlasové zprávy zabraňují volajícím v přijímání zaneprázdněných signálů nebo brání dlouhému vyzvánění telefonu, když na ně osoba nemůže odpovědět. Současně mohou volající zanechat zprávy týkající se povahy jejich hovoru, jakož i jejich nejlepší kontaktní informace, takže důvod jejich hovoru lze vyřešit zpětným hovorem.

Kromě profesionálního použití je automatická hlasová schránka běžnou součástí většiny osobních mobilních telefonů a často se používá v rezidenčních pevných linkách a VoIP telefonních systémech. Některé typy stránkovacích systémů také nabízejí možnost hlasové pošty, stejně jako společnosti nabízející virtuální telefonní čísla. Není neobvyklé, že jedna osoba má více než jedno zařízení nebo telefonní číslo s přidruženým hlasovým účtem pro shromažďování příchozích zpráv.

Zatímco automatická hlasová schránka se používá primárně pro směrování hovorů a shromažďování telefonních zpráv, lze také zaznamenávat odchozí zprávy. Takové zprávy obvykle obsahují žádosti o to, aby volající opustil zprávu poté, co k tomu byl vyzván zvláštním tónem, ale mnoho odchozích zpráv obsahuje relevantní informace, které mohou uživatelé považovat za užitečné v podnikání nebo o osobní znalosti. Mezi příklady patří odchozí automatické hlasové zprávy o zvláštních událostech, místo pobytu zaměstnance nebo důležité zprávy služeb zákazníkům.