Vad är automatiserad röstbrevlåda?

Automatiserad röstbrevlåda är en specifik typ av telefonmeddelandesystem. I likhet med att ta emot telefonmeddelanden från en telefonsvarare levererar automatiserad röstbrevlåda ett röstmeddelande digitalt och utan användning av ytterligare fristående utrustning. När ett meddelande, även känt som ett röstmeddelandemeddelande, har lagrats på en server, kan avsedda mottagare hämta dessa meddelanden genom att logga in i ett system via telefon och lyssna på uppspelningen av en röstinspelning.

Utöver att erbjuda möjligheten att skicka och ta emot röstmeddelanden fungerar automatiserad röstbrevlåda också som ett sätt att dirigera inkommande samtal. Sådant används ofta i företag och organisationer med flera anställda eller avdelningar. Genom att erbjuda de som ringer flera röstmeddelandealternativ kan individer välja hur de ska leda sina samtal till lämpliga parter. Detta görs genom att välja en eller flera uppmaningar som kräver att anropare trycker på motsvarande nummer på telefonens knappsats innan ett samtal vidarebefordras.

Ibland kallas röstbanker, automatiskt röstbrevlåda används ofta på platsen för en live person som har tilldelats svara på inkommande samtal, ta meddelanden och ruttsamtal. Medan företagen fortfarande rutinmässigt använder receptionister och telefonoperatörer, är det ofta förlitat på automatiskt röstbrevlåda för samtal efter timmar eller för att ta meddelanden när en anställd har gått bort från henne eller sitt skrivbord. Röstmeddelanden förhindrar att uppringare får upptagna signaler eller förhindrar en telefons förlängda ringsignaler när en person inte kan svara på den. Samtidigt kan de som ringer lämna meddelanden om deras samtal och deras bästa kontaktinformation så att orsaken till deras samtal kan hanteras genom ett tillbaka samtal.

Förutom professionell användning är automatiserad röstbrevlåda en vanlig funktion på de flesta personliga mobiltelefoner och används ofta på fastighetssystem och VoIP-telefonsystem. Vissa typer av personsökningssystem erbjuder också ett röstmeddelandealternativ, liksom företag som erbjuder virtuella telefonnummer. Det är inte ovanligt att en person har mer än en enhet eller telefonnummer med ett tillhörande röstmeddelandekonto för att samla inkommande meddelanden.

Medan en automatiserad röstbrevlåda främst används för att dirigera samtal och samla telefonsmeddelanden, kan utgående meddelanden också spelas in. Sådana meddelanden inkluderar vanligtvis förfrågningar om att den som ringer lämnar ett meddelande efter att ha uppmanats att göra det med en speciell ton, men många utgående meddelanden innehåller relevant information som användare kan hitta användbara i affärer eller för personlig kunskap. Exempel inkluderar utgående automatiserade röstmeddelanden om specialhändelser, en anställds vistelseort eller viktiga kundtjänstmeddelanden.