Wat is geautomatiseerde voicemail?
Geautomatiseerde voicemail is een specifiek type telefoonberichten. Net als bij het ontvangen van telefoonberichten door een antwoordapparaat, levert geautomatiseerde voicemail een spraakbericht digitaal en zonder het gebruik van extra zelfstandige apparatuur. Zodra een bericht, ook bekend als een voicemailbericht, op een server is opgeslagen, kunnen beoogde ontvangers die berichten ophalen door zich per telefoon bij een systeem aan te melden en te luisteren naar het afspelen van een spraakopname.
Behalve de mogelijkheid om spraakberichten te verzenden en ontvangen, functioneert geautomatiseerde voicemail ook als een manier om inkomende oproepen te routeren. Dit wordt vaak gebruikt in bedrijven en organisaties met meerdere werknemers of afdelingen. Door bellers meerdere voicemailopties aan te bieden, kunnen individuen selecteren hoe ze hun oproepen naar de juiste partijen kunnen leiden. Dit wordt gedaan door een of meer prompts te selecteren waarbij bellers de overeenkomstige nummers op het toetsenblok van een telefoon moeten indrukken voordat een oproep wordt doorgestuurd.
Soms ook wel spraakbanken genoemd, wordt geautomatiseerde voicemail vaak gebruikt in de plaats van een live persoon die is toegewezen om inkomende oproepen te beantwoorden, berichten aan te nemen en oproepen te routeren. Hoewel bedrijven nog steeds routinematig receptionisten en telefoonoperators in dienst nemen, wordt vaak op geautomatiseerde voicemail vertrouwd voor telefoontjes na het uur of om berichten aan te nemen wanneer een medewerker van zijn of haar bureau is weggestapt. Voicemailberichten voorkomen dat bellers bezette signalen ontvangen of voorkomen dat de telefoon langdurig overgaat wanneer iemand deze niet kan beantwoorden. Tegelijkertijd kunnen bellers berichten achterlaten over de aard van hun oproep, evenals hun beste contactinformatie, zodat de reden voor hun oproep kan worden aangepakt door een teruggekeerde oproep.
Naast professioneel gebruik is geautomatiseerde voicemail een veelvoorkomende functie op de meeste persoonlijke mobiele telefoons en wordt deze vaak gebruikt op residentiële vaste en VoIP-telefoonsystemen. Bepaalde soorten oproepsystemen bieden ook een voicemailoptie, net als bedrijven die virtuele telefoonnummers aanbieden. Het is niet ongewoon dat één persoon meer dan één apparaat of telefoonnummer met een bijbehorend voicemailaccount heeft om inkomende berichten te verzamelen.
Hoewel een geautomatiseerde voicemail voornamelijk wordt gebruikt voor het routeren van oproepen en het verzamelen van telefoonberichten, kunnen uitgaande berichten ook worden opgenomen. Dergelijke berichten bevatten meestal verzoeken voor een beller om een bericht achter te laten na een speciale toon, maar veel uitgaande berichten bevatten relevante informatie die gebruikers nuttig kunnen vinden in het bedrijfsleven of voor persoonlijke kennis. Voorbeelden hiervan zijn uitgaande geautomatiseerde voicemailberichten over speciale evenementen, de verblijfplaats van een medewerker of belangrijke klantenserviceberichten.