Hvad er automatisk telefonsvarer?
Automatiseret voicemail er en bestemt type telefonbeskedningssystem. I lighed med at modtage telefonmeddelelser fra en telefonsvarer leverer automatisk telefonsvarer en stemmemeddelelse digitalt og uden brug af yderligere fristående udstyr. Når en meddelelse, også kendt som en voicemail-meddelelse, er gemt på en server, kan de tilsigtede modtagere hente disse meddelelser ved at logge ind på et system via telefon og lytte til afspilningen af en stemmeoptagelse.
Ud over at tilbyde muligheden for at sende og modtage stemmemeddelelser fungerer automatisk telefonsvarer også som en måde at rute indgående opkald på. Sådan bruges ofte i virksomheder og organisationer med flere ansatte eller afdelinger. Ved at tilbyde opkaldsmuligheder flere voicemailindstillinger kan enkeltpersoner vælge, hvordan de skal guide deres opkald til de relevante parter. Dette gøres ved at vælge en eller flere anmodninger, der kræver, at opkaldere trykker på de tilsvarende numre på en telefons opkaldsplade, før et opkald videresendes.
Nogle gange benævnt stemmebanker, bruges automatisk telefonsvarer ofte på stedet for en live person, der er tildelt til at besvare indgående opkald, tage meddelelser og ruteopkald. Mens virksomheder stadig rutinemæssigt beskæftiger receptionister og telefonoperatører, er der ofte en automatisk telefonsvarer, der er afhængig af efter en times opkald eller for at modtage beskeder, når en medarbejder er gået væk fra hende eller sit skrivebord. Voicemail-beskeder forhindrer, at opkaldere modtager travle signaler eller forhindrer, at en telefon forlænges ringer, når en person ikke er i stand til at besvare det. Samtidig er opkaldere i stand til at efterlade beskeder om arten af deres opkald såvel som deres bedste kontaktoplysninger, så årsagen til deres opkald kan adresseres ved et returneret opkald.
Ud over professionel brug er automatiseret telefonsvarer en almindelig funktion på de fleste personlige mobiltelefoner og bruges ofte til fastnet til fastnet og VoIP-telefonsystemer. Visse typer personsidesystemer tilbyder også en telefonsvarer, ligesom virksomheder, der tilbyder virtuelle telefonnumre. Det er ikke ualmindeligt, at en person har mere end en enhed eller et telefonnummer med en tilknyttet voicemail-konto til at indsamle indgående meddelelser.
Mens en automatisk voicemail primært bruges til at dirigere opkald og indsamle telefonbeskeder, kan udgående meddelelser også optages. Sådanne meddelelser inkluderer typisk anmodninger om, at en opkalder forlader en besked, når den bliver bedt om at gøre det ved en særlig tone, men mange udgående meddelelser indeholder relevante oplysninger, som brugerne kan finde nyttige i erhvervslivet eller til personlig viden. Eksempler inkluderer udgående automatiske telefonsvarer om specielle begivenheder, en medarbejders opholdssted eller vigtige kundeservicemeddelelser.