Hva er automatisert telefonsvarer?

Automatisert telefonsvarer er en bestemt type telefonmeldingssystem. I likhet med å motta telefonmeldinger fra en telefonsvarer, leverer automatisert telefonsvarer en talemelding digitalt og uten bruk av ekstra frittstående utstyr. Når en melding, også kjent som en telefonsvarer, er lagret på en server, kan tiltenkte mottakere hente disse meldingene ved å logge inn på et system via telefon og lytte til avspilling av et stemmeopptak.

Utover å tilby muligheten til å sende og motta talemeldinger, fungerer automatisert Voicemail også som en måte å rute innkommende samtaler. Slikt brukes ofte i bedrifter og organisasjoner med flere ansatte eller avdelinger. Ved å tilby innringere flere telefonsvareralternativer, er enkeltpersoner i stand til å velge hvordan de kan veilede samtalene sine til de aktuelle partene. Slikt gjøres ved å velge en eller flere spørsmål som krever at innringere trykker på tilsvarende tall på en telefons rivepute før en samtale blir videresendt.

Noen ganger referert til som stemmebanker, brukes automatisert telefonsvarer ofte i stedet for en levende person som er tildelt å svare på innkommende samtaler, ta meldinger og ruteanrop. Mens selskaper fremdeles rutinemessig ansetter resepsjonister og telefonoperatører, er automatisert telefonsvarer ofte avhengig av for ettertidssamtaler eller for å ta meldinger når en ansatt har gått bort fra henne eller skrivebordet. Talepostmeldinger forhindrer innringere i å motta travle signaler eller forhindre langvarig ringing når en person ikke klarer å svare på det. Samtidig er innringere i stand til å legge igjen meldinger om samtalens art, så vel som deres beste kontaktinformasjon, slik at grunnen til samtalen deres kan adresseres av en returnert samtale.

I tillegg til profesjonell bruk, er automatisert telefonsvarer en vanlig funksjon på de fleste personlige mobiltelefoner og brukes ofte på fasttelefon og VOIP -telefonsystemer. Visse typer personsøkesystemer ogsåTilby et telefonsvareralternativ, og det samme gjør selskaper som tilbyr virtuelle telefonnumre. Det er ikke uvanlig at en person har mer enn en enhet eller telefonnummer med en tilhørende telefonsvarerkonto for å samle innkommende meldinger.

Mens en automatisert telefonsvarer først og fremst brukes til å dirigere samtaler og samle inn telefonmeldinger, kan utgående meldinger også registreres. Slike meldinger inkluderer typisk forespørsler om at en innringer skal legge igjen en melding etter å ha bedt om det med en spesiell tone, men mange utgående meldinger inneholder relevant informasjon som brukerne kan finne nyttige i virksomheten eller for personlig kunnskap. Eksempler inkluderer utgående automatiserte telefonsvarermeldinger om spesielle hendelser, en ansattes oppholdssted eller viktige kundeservicemeldinger.