Hva er automatisk telefonsvarer?

Automatisert telefonsvarer er en spesifikk type telefonmeldingssystem. I likhet med å motta telefonmeldinger fra en telefonsvarer leverer automatisk telefonsvarer en talemelding digitalt og uten bruk av ekstra frittstående utstyr. Når en melding, også kjent som en talemeldingsmelding, er lagret på en server, kan mottatte mottakere hente disse meldingene ved å logge seg på et system via telefon og lytte til avspillingen av en taleopptak.

Utover å tilby muligheten til å sende og motta talemeldinger, fungerer automatisk telefonsvarer også som en måte å rute innkommende anrop på. Slikt brukes ofte i bedrifter og organisasjoner med flere ansatte eller avdelinger. Ved å tilby innringere flere talemeldingsalternativer, kan enkeltpersoner velge hvordan de skal veilede samtalene sine til de aktuelle partene. Slikt gjøres ved å velge en eller flere ledetekster som krever at innringere trykker på tilsvarende numre på telefonens talltastatur før en samtale videresendes.

Noen ganger referert til som stemmebanker, brukes automatisk telefonsvarer på stedet til en live person som er tildelt til å svare på innkommende samtaler, ta meldinger og ruteoppringinger. Mens selskaper fortsatt rutinemessig sysselsetter resepsjonister og telefonoperatører, er ofte automatisert telefonsvarer pålitelig for samtaler etter en time eller for å ta meldinger når en ansatt har gått bort fra henne eller pulten sin. Talemeldinger forhindrer at innringere mottar travle signaler eller forhindrer en telefons langvarige ringing når en person ikke kan svare på den. Samtidig kan innringere legge igjen beskjeder om arten av samtalen, så vel som deres beste kontaktinformasjon, slik at årsaken til samtalen deres kan adresseres ved et tilbakelevert anrop.

I tillegg til profesjonell bruk, er automatisert telefonsvarer en vanlig funksjon på de fleste personlige mobiltelefoner, og brukes ofte på fasttelefon- og VoIP-telefonsystemer. Enkelte personsøkesystemer tilbyr også en telefonsvareralternativ, det samme gjør selskaper som tilbyr virtuelle telefonnumre. Det er ikke uvanlig at en person har mer enn én enhet eller telefonnummer med en tilknyttet telefonsvarerkonto for å samle innkommende meldinger.

Mens en automatisert telefonsvarer først og fremst brukes til å dirigere samtaler og samle telefonmeldinger, kan utgående meldinger også tas opp. Slike meldinger inkluderer vanligvis forespørsler om at en samtale skal legge igjen en melding etter å ha blitt bedt om det med en spesiell tone, men mange utgående meldinger inneholder relevant informasjon som brukere kan finne nyttige i virksomheten eller for personlig kunnskap. Eksempler inkluderer utgående automatiserte telefonsvarer om spesielle hendelser, en ansattes oppholdssted eller viktige kundeservicemeldinger.