Co je virtuální hlasová schránka?
Virtuální hlasová schránka je typ komunikačního nástroje, který umožňuje vytvářet a využívat účet hlasové schránky v online prostředí. U tohoto konkrétního typu řešení není potřeba záznamník nebo kancelářský telefonní systém s možností hlasové schránky. Místo toho je účet virtuální hlasové schránky nastaven pro připojení ke vzdálenému serveru, kde jsou ukládány příchozí zprávy. U většiny aplikací je možné získat přístup k těmto zprávám a prohlížet je pomocí telefonu vybaveného službou tónového tónu nebo jakéhokoli počítače nebo kapesního zařízení s možností připojení k internetu.
U virtuálních hlasových služeb, které dnes nabízí řada poskytovatelů, zahrnuje základní funkce služby schopnost přesměrovat příchozí hovory na hlasovou schránku, pokud volání není přijato v rámci předem stanoveného počtu zazvonění. Volající je přivítán a má možnost zanechat zprávu. Jakmile je zpráva zaznamenána a volající se odpojí, systém vygeneruje e-mailové upozornění klientovi. Zpráva obvykle obsahuje základní data, například datum a čas, kdy byla zpráva ponechána. Pokročilejší virtuální hlasové systémy mohou zahrnovat informace, jako jsou data ID volajícího související se zprávou, včetně telefonního čísla volajícího.
Každou zprávu zachycenou pomocí virtuální hlasové schránky lze získat více než jedním způsobem. Jeden přístup spočívá v použití telefonu k vytáčení na server, na kterém je uložena hlasová schránka, k zadání správných přístupových kódů a k poslechu zpráv pomocí výzev zadaných na klávesnici s dotykovým tónem na telefonu. Další strategií je přihlášení k online webu, který je spojen s hlasovou schránkou a poslouchat zvukový tok zprávy přes internet.
Používání virtuální hlasové schránky pro obchodní účely je chytrý krok, protože tento typ komunikačního nástroje může být v řadě případů velmi užitečný. Zaměstnanci, kteří cestují, dostanou včasné oznámení o zprávě zanechané v hlasové schránce a mohou pro přístup ke zprávě použít nejvhodnější způsob. Současně, pokud je telefonní systém společnosti po určitou dobu poškozen nebo jinak znefunkčněn, mohou příchozí volání jít přímo na účty virtuální hlasové schránky klíčových zaměstnanců. Odtud mohou zaměstnanci využívat mobilní telefony k načtení zpráv a buď reagovat e-mailem, nebo pomocí služeb mobilního telefonu pro spojení s volajícími.