Was ist virtuelle Voicemail?
Virtuelle Voicemail ist eine Art Kommunikationswerkzeug, mit dem ein Voicemail-Konto in einer Online-Umgebung erstellt und verwendet werden kann. Bei dieser Art von Lösung ist weder ein Anrufbeantworter noch eine Bürotelefonanlage mit Voicemail-Funktion erforderlich. Stattdessen wird das virtuelle Voicemail-Konto so eingerichtet, dass eine Verbindung mit einem Remoteserver hergestellt wird, auf dem eingehende Nachrichten gespeichert werden. Bei den meisten Anwendungen ist es möglich, diese Nachrichten über ein Telefon mit Tonwahldienst oder über einen Computer oder ein Handheld-Gerät mit Internetfunktion abzurufen und zu überprüfen.
Bei virtuellen Voicemail-Diensten, die heute von einer Reihe von Anbietern angeboten werden, besteht die Grundfunktion des Dienstes in der Möglichkeit, eingehende Anrufe an den Voicemail-Dienst umzuleiten, wenn der Anruf nicht innerhalb einer Reihe von festgelegten Ruftönen beantwortet wird. Der Anrufer wird begrüßt und erhält die Möglichkeit, eine Nachricht zu hinterlassen. Sobald die Nachricht aufgezeichnet wurde und der Anrufer die Verbindung beendet, generiert das System eine E-Mail-Benachrichtigung an den Client. In der Regel enthält die Nachricht grundlegende Daten, z. B. das Datum und die Uhrzeit, zu der die Nachricht hinterlassen wurde. Weiterentwickelte virtuelle Voicemail-Systeme können Informationen enthalten, wie z. B. die Anrufer-ID-Daten, die sich auf die Nachricht beziehen, einschließlich der Telefonnummer des Anrufers.
Jede mit der virtuellen Voicemail erfasste Nachricht kann auf mehrere Arten abgerufen werden. Ein Ansatz besteht darin, sich über ein Telefon in den Server einzuwählen, auf dem sich der Voicemail-Dienst befindet, die richtigen Zugangscodes einzugeben und die Nachrichten mithilfe von Eingabeaufforderungen abzuhören, die über die Tastentastatur des Telefons eingegeben werden. Eine andere Strategie besteht darin, sich bei einer Online-Site anzumelden, die dem Voicemail-Dienst zugeordnet ist, und einen Audiostream der Nachricht über das Internet abzuhören.
Die Verwendung von virtueller Voicemail für geschäftliche Zwecke ist eine kluge Entscheidung, da diese Art von Kommunikationswerkzeug in einer Reihe von Fällen sehr praktisch sein kann. Mitarbeiter, die auf Reisen sind, erhalten rechtzeitig eine Benachrichtigung über eine in der Voicemail hinterlassene Nachricht und können auf jede für den Zugriff auf die Nachricht am besten geeignete Weise zugreifen. Gleichzeitig können eingehende Anrufe direkt an die virtuellen Voicemail-Konten der wichtigsten Mitarbeiter geleitet werden, wenn die Telefonanlage eines Unternehmens beschädigt oder für einen bestimmten Zeitraum auf andere Weise außer Betrieb gesetzt wird. Von dort aus können Mitarbeiter mithilfe von Mobiltelefonen die Nachrichten abrufen und entweder mit E-Mails antworten oder mithilfe von Mobiltelefondiensten eine Verbindung mit den Anrufern herstellen.