Cos'è la segreteria virtuale?
La posta vocale virtuale è un tipo di strumento di comunicazione che consente di creare e utilizzare un account di posta vocale in un ambiente online. Con questo particolare tipo di soluzione, non è necessario disporre di una segreteria telefonica o di un sistema telefonico per ufficio con funzionalità di posta vocale. Al contrario, l'account di posta vocale virtuale è impostato per connettersi con un server remoto in cui sono archiviati i messaggi in entrata. Con la maggior parte delle applicazioni, è possibile accedere e rivedere tali messaggi utilizzando un telefono dotato di servizio touch tone o qualsiasi computer o dispositivo portatile con funzionalità Internet.
Con i servizi di posta vocale virtuale offerti da numerosi provider oggi, la funzione di base del servizio prevede la possibilità di reindirizzare le chiamate in entrata al servizio di posta vocale, se la chiamata non riceve risposta entro un numero di squilli predeterminati. Il chiamante viene accolto e gli viene offerta la possibilità di lasciare un messaggio. Una volta registrato il messaggio e il chiamante si disconnette, il sistema genererà una notifica e-mail al client. In genere, il messaggio includerà i dati di base, come la data e l'ora in cui il messaggio è stato lasciato. I sistemi di posta vocale virtuale più avanzati possono includere informazioni come i dati dell'ID chiamante relativi al messaggio, incluso il numero di telefono del chiamante.
Qualsiasi messaggio acquisito utilizzando la segreteria virtuale può essere recuperato in più di un modo. Un approccio consiste nell'utilizzare un telefono per comporre il numero nel server che ospita il servizio di segreteria telefonica, immettere i codici di accesso corretti e ascoltare i messaggi utilizzando i prompt immessi nella tastiera a toni del telefono. Un'altra strategia è quella di accedere a un sito online associato al servizio di posta vocale e ascoltare un flusso audio del messaggio su Internet.
L'uso della posta vocale virtuale per scopi aziendali è una mossa intelligente, poiché questo tipo di strumento di comunicazione può essere molto utile in una serie di casi. I dipendenti che viaggiano ricevono una notifica tempestiva di un messaggio lasciato nella segreteria telefonica e possono utilizzare qualsiasi metodo sia più conveniente per accedere al messaggio. Allo stesso tempo, se il sistema telefonico di un'azienda è danneggiato o reso inoperante per un certo periodo di tempo, le chiamate in entrata possono andare direttamente agli account di posta vocale virtuale dei dipendenti chiave. Da lì, i dipendenti possono utilizzare i telefoni cellulari per recuperare i messaggi e rispondere con e-mail o utilizzare i servizi di telefonia cellulare per connettersi con i chiamanti.