Qu'est-ce que la messagerie vocale virtuelle?
La messagerie vocale virtuelle est un type d’outil de communication permettant de créer et d’utiliser un compte de messagerie vocale dans un environnement en ligne. Avec ce type particulier de solution, il n’est pas nécessaire d’avoir un répondeur téléphonique ou un système téléphonique de bureau avec fonction messagerie vocale. Au lieu de cela, le compte de messagerie vocale virtuelle est configuré pour se connecter à un serveur distant sur lequel les messages entrants sont stockés. Avec la plupart des applications, il est possible d’accéder à ces messages et de les consulter à l’aide d’un téléphone équipé d’un service de tonalité, ou de n’importe quel ordinateur ou appareil portable doté de la fonctionnalité Internet.
Avec les services de messagerie vocale virtuelle offerts par un certain nombre de fournisseurs, la fonction de base du service implique la possibilité de rediriger les appels entrants vers le service de messagerie vocale, si l'appel n'est pas pris dans un nombre de sonneries prédéterminées. L'appelant est accueilli et a la possibilité de laisser un message. Une fois le message enregistré et l'appelant déconnecté, le système génère une notification par courrier électronique au client. En règle générale, le message comprendra des données de base, telles que la date et l'heure de la suppression du message. Les systèmes de messagerie vocale virtuelle plus avancés peuvent inclure des informations telles que les données d'identification de l'appelant liées au message, y compris le numéro de téléphone de l'appelant.
Tout message capturé à l'aide de la messagerie vocale virtuelle peut être récupéré de plusieurs façons. Une approche consiste à utiliser un téléphone pour appeler le serveur hébergeant le service de messagerie vocale, saisir les codes d'accès appropriés et écouter les messages à l'aide des invites saisies sur le clavier à touches du téléphone. Une autre stratégie consiste à vous connecter à un site en ligne associé au service de messagerie vocale et à écouter un flux audio du message sur Internet.
L'utilisation de la messagerie vocale virtuelle à des fins professionnelles est un choix judicieux, car ce type d'outil de communication peut s'avérer très pratique dans de nombreux cas. Les employés en déplacement reçoivent une notification rapide du message laissé dans la messagerie vocale et peuvent utiliser la méthode la plus pratique pour accéder au message. En même temps, si le système téléphonique d'une entreprise est endommagé ou rendu inutilisable pendant un certain temps, les appels entrants peuvent aller directement aux comptes de messagerie vocale virtuelle des employés clés. À partir de là, les employés peuvent utiliser les téléphones mobiles pour récupérer les messages et soit répondre par courrier électronique, soit utiliser les services de téléphonie mobile pour se connecter aux appelants.