Wat is virtuele voicemail?
Virtuele voicemail is een type communicatie-instrument waarmee u een voicemail-account kunt maken en gebruiken in een online omgeving. Met dit specifieke type oplossing is er geen behoefte aan een antwoordapparaat of kantoortelefoonsysteem met voicemail. In plaats daarvan is het virtuele voicemailaccount ingesteld om verbinding te maken met een externe server waarop inkomende berichten worden opgeslagen. Met de meeste toepassingen is het mogelijk om toegang te krijgen tot deze berichten en deze te bekijken met behulp van een telefoon uitgerust met touch-tone service, of elke computer of handheld-apparaat met internetmogelijkheden.
Met virtuele voicemailservices die tegenwoordig door een aantal providers worden aangeboden, omvat de basisfunctie van de service de mogelijkheid om inkomende oproepen door te sturen naar de voicemailservice, als de oproep niet binnen een aantal vooraf bepaalde belsignalen wordt beantwoord. De beller wordt begroet en krijgt de mogelijkheid om een bericht achter te laten. Zodra het bericht is opgenomen en de beller de verbinding verbreekt, genereert het systeem een e-mailmelding naar de client. Doorgaans bevat het bericht basisgegevens, zoals de datum en tijd waarop het bericht is achtergelaten. Meer geavanceerde virtuele voicemailsystemen kunnen informatie bevatten zoals de beller-ID-gegevens met betrekking tot het bericht, inclusief het telefoonnummer van de beller.
Elk bericht dat is vastgelegd met behulp van virtuele voicemail kan op meer dan één manier worden opgehaald. Een benadering is om een telefoon te gebruiken om in te bellen op de server met de voicemailservice, de juiste toegangscodes in te voeren en naar de berichten te luisteren met behulp van aanwijzingen die zijn ingevoerd op het toetstoetsenbord op de telefoon. Een andere strategie is om in te loggen op een online site die is gekoppeld aan de voicemailservice en te luisteren naar een audiostream van het bericht via internet.
Het gebruik van virtuele voicemail voor zakelijke doeleinden is een slimme zet, omdat dit type communicatie-instrument in een aantal gevallen erg handig kan zijn. Werknemers die op reis zijn, ontvangen tijdig een bericht in de voicemail en kunnen de methode gebruiken die het handigst is om toegang te krijgen tot het bericht. Tegelijkertijd kunnen inkomende oproepen direct naar de virtuele voicemailaccounts van belangrijke medewerkers gaan als het telefoonsysteem van een bedrijf beschadigd raakt of anderszins gedurende een bepaalde periode niet wordt gebruikt. Van daaruit kunnen werknemers mobiele telefoons gebruiken om de berichten op te halen en ofwel reageren met e-mails of mobiele telefoons gebruiken om contact te maken met de bellers.