Hvad er virtuel voicemail?

Virtuel voicemail er en type kommunikationsværktøj, der gør det muligt at oprette og bruge en voicemail-konto i et online miljø. Med denne bestemte type løsning er der ikke behov for en telefonsvarer eller kontortelefonsystem med en telefonsvarer. I stedet er den virtuelle voicemail-konto konfigureret til at oprette forbindelse til en ekstern server, hvor indgående meddelelser er gemt. Med de fleste applikationer er det muligt at få adgang til og gennemgå disse meddelelser ved hjælp af en telefon udstyret med touchton-service eller en hvilken som helst computer eller håndholdt enhed med internetfunktion.

Med virtuelle voicemail-tjenester, der tilbydes af et antal udbydere i dag, involverer den grundlæggende funktion af tjenesten muligheden for at omdirigere indgående opkald til voicemail-tjenesten, hvis opkaldet ikke besvares inden for et antal forudbestemte ringe. Opkalderen bliver mødt og får muligheden for at efterlade en besked. Når meddelelsen er optaget, og den, der ringer, kobles fra, genererer systemet en e-mail-anmeldelse til klienten. Typisk vil meddelelsen indeholde basisdata, såsom datoen og tidspunktet for meddelelsen. Mere avancerede virtuelle voicemailsystemer kan omfatte oplysninger, såsom opkalds-ID-data relateret til beskeden, herunder opkaldets telefonnummer.

Enhver meddelelse, der er fanget ved hjælp af virtuel voicemail, kan hentes på mere end en måde. En fremgangsmåde er at bruge en telefon til at ringe til serveren, der huser telefonsvarertjenesten, indtaste de korrekte adgangskoder og lytte til meddelelserne ved hjælp af prompts, der er indtastet i tastetastaturet på telefonen. En anden strategi er at logge ind på et online websted, der er forbundet med telefonsvarer og lytte til en lydstrøm af meddelelsen over Internettet.

Brug af virtuel voicemail til forretningsformål er et smart træk, da denne type kommunikationsværktøj kan være meget praktisk i en række tilfælde. Medarbejdere, der rejser, modtager rettidig anmeldelse af en meddelelse, der er tilbage i voicemail, og kan bruge den metode, der er mest praktisk for at få adgang til beskeden. Hvis et virksomheds telefonsystem på samme tid er beskadiget eller på anden måde gøres ude af drift i en periode, kan indgående opkald gå direkte til de virtuelle voicemailkonti for nøglemedarbejdere. Derfra kan medarbejdere bruge mobiltelefoner til at hente meddelelserne og enten svare med e-mails eller bruge mobiltelefon-tjenester til at oprette forbindelse til de, der ringer op.