Vad är virtuell röstbrevlåda?

Virtuell röstbrevlåda är en typ av kommunikationsverktyg som gör det möjligt att skapa och använda ett röstmeddelandekonto i en online-miljö. Med denna typ av lösning finns det inget behov av en telefonsvarare eller kontortelefonsystem med röstbrevlåda. Istället är det virtuella röstmeddelandekontot konfigurerat för att ansluta till en fjärrserver där inkommande meddelanden lagras. Med de flesta applikationer är det möjligt att komma åt och granska dessa meddelanden med en telefon utrustad med beröringstjänst eller vilken dator eller handhållen enhet som har Internet-kapacitet.

Med virtuella röstmeddelandetjänster som erbjuds av ett antal leverantörer idag, innebär tjänstens grundläggande funktion möjligheten att omdirigera inkommande samtal till röstmeddelandetjänsten, om samtalet inte besvaras inom ett antal förutbestämda ringsignaler. Den som ringer hälsas och får möjlighet att lämna ett meddelande. När meddelandet har spelats in och den som ringer från sig kommer systemet att generera ett e-postmeddelande till klienten. Vanligtvis kommer meddelandet att inkludera grundläggande data, såsom datum och tid då meddelandet lämnades. Mer avancerade virtuella röstmeddelandesystem kan inkludera information såsom uppringnings-ID-data relaterade till meddelandet, inklusive telefonnumret för den som ringer.

Alla meddelanden som tagits med virtuella röstbrevlådor kan hämtas på mer än ett sätt. Ett tillvägagångssätt är att använda en telefon för att ringa in på servern som rymmer röstmeddelandetjänsten, ange rätt åtkomstkoder och lyssna på meddelanden med hjälp av anvisningar som matats in i beröringstangentbordet på telefonen. En annan strategi är att logga in på en onlinesida som är associerad med röstmeddelandetjänsten och lyssna på en ljudström av meddelandet via Internet.

Att använda virtuell röstbrevlåda för affärsändamål är ett smart drag, eftersom den här typen av kommunikationsverktyg kan vara mycket praktiskt i ett antal fall. Anställda som reser får snabbt meddelande om ett meddelande kvar i röstbrevlådan och kan använda vilken metod som helst som är mest bekväm för att få åtkomst till meddelandet. Samtidigt, om ett företags telefonsystem är skadat eller på annat sätt görs inoperabelt under en tid, kan inkommande samtal gå direkt till de virtuella röstmeddelandekontona för nyckelpersoner. Därifrån kan anställda använda mobiltelefoner för att hämta meddelanden och antingen svara med e-postmeddelanden eller använda mobiltelefontjänster för att få kontakt med de som ringer.