Hvad er de forskellige typer forslagformat?
De forskellige typer af anvendt forslagformat afhænger af branchen og dens unikke krav. Der er fire generelle formater, der bruges, når du opretter et forretningsforslag: tilbud på tjenester, svar på anmodning om forslag, forslag til forretningstjenester og forslag til byggeri. Disse forskellige forslagformater er designet til at skabe en struktur for virksomheder, der ønsker at blive overvejet til en bestemt kontrakt. Formaterne er ikke reguleret, og kan derfor variere lidt efter firma, baseret på deres krav.
Det oprindelige forslagformat leveres af den potentielle klient, der udstedte anmodningen om forslag (RFP). Dette dokument bruges til at levere detaljerede specifikationer til en lang række leverandører. Det er leverandørens ansvar at gennemgå RFP, bestemme, om den er i stand til at imødekomme kundens krav og forberede et svar. Alle forslag og svar er skriftligt og udgør en del af den lovlige kontraktaftale mellem en leverandør og en kunde.
Tilbud for tjenester inkluderer servicevirksomhedens baggrund, et detaljeret svar på RFP-dokumentet. Inkluderet i dette dokument er en specificeret liste over de tjenester, firmaet kan levere, og alle tjenester, der vil blive leveret af en underleverandør. Tjenesteforslag inkluderer typisk et afsnit om aktuelle servicekrav, løbende servicekontrakt og serviceniveauaftale (SLA). Detaljeret i SLA er en liste over de nøjagtige tjenester, der skal leveres, og på hvilket niveau af ekspertise. Tilgængelige datoer for ressourcer, kopier af CV, klientudtalelser og referencer er også almindelige i denne type forslagformat.
Et svar på RFP-forslagets format dikteres typisk af RFP selv. Det detaljerede afsnit af svaret skal formateres for at matche den faktiske RFP. Formålet med denne formatering er at sikre, at klienterne nemt kan sammenligne deres anmodning med svaret og bemærke eventuelle uoverensstemmelser eller spørgsmål på en specificeret basis.
Forslag til forretningstjenester er mere typisk for en salgspræsentation. Det er ikke usædvanligt, at forslaget er en kombination af møder og skriftligt svar. Servicebrochurer, generelle oversigter og henvisninger fra tidligere klienter udgør det primære materiale i dette format. Det er vigtigt at bemærke, at prisoplysninger og leveringsdetaljer normalt er omsættelige genstande, hvor der kræves flere iterationer, inden en endelig kontrakt udarbejdes.
Konstruktionsforslag er meget detaljerede dokumenter og inkluderer altid tegninger, specifikationsdokumenter og specificerede tidslinjer. Ud over dette detaljeringsniveau er der ofte en kunstners gengivelse af det foreslåede produkt eller en tredimensionel model for at hjælpe klienterne med at visualisere slutresultatet.