Vilka är de olika typerna av förslagsformat?

De olika typerna av förslag som används beror på branschen och dess unika krav. Det finns fyra allmänna format som används när du skapar ett affärsförslag: offert för tjänster, svar på begäran om förslag, förslag till företagstjänster och byggförslag. Dessa olika förslagsformat är utformade för att ge en struktur för företag som vill övervägas för ett specifikt kontrakt. Formaten är inte reglerade och kan därför variera något beroende på deras krav.

Det ursprungliga förslagsformatet tillhandahålls av den potentiella klienten som utfärdade begäran om förslag (RFP). Detta dokument används för att tillhandahålla detaljerade specifikationer till ett stort antal leverantörer. Det är leverantörens ansvar att granska RFP, bestämma om den kan uppfylla kundens krav och förbereda ett svar. Alla förslag och svar är skriftliga och utgör en del av det juridiska avtalet mellan en leverantör och en kund.

Offert för tjänster inkluderar tjänsteföretagets bakgrund, ett detaljerat svar på RFP-dokumentet. I detta dokument ingår en specificerad lista över de tjänster företaget kan tillhandahålla, och alla tjänster som skulle tillhandahållas av en underleverantör. Typiskt inkluderar tjänsteförslag ett avsnitt om aktuella servicekrav, pågående serviceavtal och servicenivåavtalet (SLA). Detaljerad i SLA är en lista över exakta tjänster som ska tillhandahållas och på vilken kompetensnivå. Tillgängliga datum för resurser, kopior av meritförteckningar, kundutlåtanden och referenser är också vanliga i denna typ av förslag.

Ett svar på RFP-förslagets format dikteras vanligtvis av RFP själv. Det detaljerade avsnittet av svaret måste formateras för att matcha den faktiska RFP. Syftet med denna typ av formatering är att säkerställa att klienterna enkelt kan jämföra sin begäran med svaret och notera eventuella avvikelser eller frågor på en specificerad basis.

Förslag för affärstjänster är mer typiskt för en försäljningspresentation. Det är inte ovanligt att förslaget är en kombination av möten och skriftligt svar. Servicebroschyrer, allmänna översikter och hänvisningar från tidigare kunder utgör det primära materialet i detta format. Det är viktigt att notera att priser och leveransdetaljer vanligtvis är förhandlingsbara artiklar, med flera iterationer som krävs innan ett slutligt kontrakt förbereds.

Byggförslag är mycket detaljerade dokument och innehåller alltid ritningar, specifikationsdokument och specificerade tidslinjer. Förutom denna detaljnivå finns det ofta en konstnärs rendering av den föreslagna produkten, eller en tredimensionell modell för att hjälpa kunderna att visualisera slutresultatet.