Hvad er de forskellige typer arbejdsgange?
De forskellige typer af workflow-opgaver er organiseret efter det trin, som et projekt befinder sig i. Workflow-opgaver er typisk organiseret efter, hvad der skal gøres for projektet, herunder design, datakontrol, implementering, kvalitetskontrol og test og færdiggørelse. Projektstyringssoftware hjælper med at identificere, hvilket trin et projekt befinder sig i, hvilke opgaver der skal udføres, hvem der er ansvarlig for visse arbejdsgange og hvordan overleveringsprocessen finder sted.
Design og præsentation er normalt det første sæt arbejdsgangsopgaver. Når et projekt er i begyndelsestrin, indsamles information for at bestemme dets parametre og hvad det ønskede resultat er. Specifikationer og indstillinger undersøges på dette tidspunkt. Et eksempel ville være salg af tale- og datatelefonlinjer.
I dette scenarie vil en kontoudfører eller salgsrepræsentant samarbejde med kunden for at bestemme, hvilken type service han muligvis leder efter. Salgsrepræsentanten vil derefter forhandle om visse produkttyper, der passer til kundens behov og sammensætte et datablad med disse specifikationer. En ordre bliver et projekt, der afleveres til et service- og opfyldelseshold, der verificerer informationen og håndterer de tekniske aspekter af anmodningen.
Den anden fase af arbejdsgangsopgaver omtales undertiden som bekræftelse eller specifikation af data. Projektanmodninger undersøges for at sikre, at de er inden for virksomhedens retningslinjer og opfylder kravene til implementering. For eksempel, hvis en kunde anmoder om en service, der ikke er tilgængelig i hans område, kan projektet ikke gennemgå. Med nogle projekter kan kundekontakt- og faktureringsoplysninger verificeres for at lette implementeringsprocessen, hvilket kan involvere samarbejde fra tredjepartsleverandører.
Implementering involverer arbejde med en række forskellige afdelinger og individuelle kontakter, der er ansvarlige for forskellige projektdetaljer. I denne fase udføres overvågning typisk for at sikre, at milepæl-datoer er opfyldt. Der kan muligvis forekomme eskaleringer og fejlfinding mellem de forskellige involverede personer for at løse problemer, der muligvis holder projektet tilbage.
En anden type workflow-opgave er test og kvalitetskontrol. Når et projekts detaljer er afsluttet, udføres ofte test for at sikre, at alt er i orden. I eksemplet med en taletelefonlinje tester kunden og leverandørerne, når servicen er installeret, linjen for at sikre, at den fungerer som specificeret.
Projektets afsluttende fase betragtes også som en arbejdsgangsopgave. Rapporter kan skrives i løbet af dette tidsrum såvel som en analyse af, hvad der gik godt. Forslag til forbedring kan også fremsættes under afslutningen. Projektet markeres normalt som komplet, når det har bestået vellykket test.