Was sind die verschiedenen Arten von Workflow-Aufgaben?
Die verschiedenen Arten von Workflow-Aufgaben sind nach der Phase eines Projekts organisiert. Workflow-Aufgaben sind in der Regel nach den für das Projekt erforderlichen Schritten organisiert, einschließlich Entwurf, Datenbestätigung, Implementierung, Qualitätsprüfung sowie Testen und Fertigstellen. Mithilfe der Projektmanagementsoftware können Sie ermitteln, in welchem Stadium sich ein Projekt befindet, welche Aufgaben erledigt werden müssen, wer für bestimmte Workflow-Aufgaben verantwortlich ist und wie der Übergabeprozess abläuft.
Design und Präsentation sind normalerweise die ersten Workflow-Aufgaben. Wenn sich ein Projekt in der Anfangsphase befindet, werden Informationen gesammelt, um seine Parameter und das gewünschte Ergebnis zu bestimmen. Spezifikationen und Optionen werden an dieser Stelle untersucht. Ein Beispiel wäre der Verkauf von Sprach- und Datentelefonleitungen.
In diesem Szenario würde ein Kundenbetreuer oder ein Vertriebsmitarbeiter mit dem Kunden zusammenarbeiten, um festzustellen, nach welcher Art von Dienstleistung er möglicherweise sucht. Der Vertriebsmitarbeiter würde dann bestimmte Produkttypen aushandeln, die den Anforderungen des Kunden entsprechen, und ein Datenblatt mit diesen Spezifikationen erstellen. Ein Auftrag wird zu einem Projekt, das an ein Service- und Fulfillment-Team übergeben wird, das die Informationen überprüft und die technischen Aspekte der Anfrage bearbeitet.
Die zweite Stufe von Workflow-Aufgaben wird manchmal als Datenbestätigung oder -spezifikation bezeichnet. Projektanforderungen werden geprüft, um sicherzustellen, dass sie den Unternehmensrichtlinien entsprechen und die Anforderungen für die Implementierung erfüllen. Wenn ein Kunde beispielsweise einen Service anfordert, der in seiner Region nicht verfügbar ist, kann das Projekt nicht ausgeführt werden. Bei einigen Projekten können die Kundenkontakt- und Rechnungsinformationen überprüft werden, um den Implementierungsprozess zu vereinfachen, der die Zusammenarbeit mit Drittanbietern beinhalten kann.
Die Implementierung umfasst die Zusammenarbeit mit einer Vielzahl von Abteilungen und einzelnen Kontakten, die für unterschiedliche Projektdetails verantwortlich sind. In dieser Phase wird in der Regel überwacht, um sicherzustellen, dass die Meilensteintermine eingehalten werden. Möglicherweise müssen zwischen den verschiedenen beteiligten Personen Eskalationen und Fehlerbehebungen durchgeführt werden, um Probleme zu beheben, die das Projekt möglicherweise zurückhalten.
Eine andere Art von Workflow-Aufgabe ist das Testen und die Qualitätskontrolle. Sobald die Details eines Projekts abgeschlossen sind, werden häufig Tests durchgeführt, um sicherzustellen, dass alles in Ordnung ist. Im Beispiel einer Voice-Telefonleitung testen der Kunde und die Anbieter die Leitung nach der Installation des Dienstes, um sicherzustellen, dass sie wie angegeben funktioniert.
Die Projektabschlussphase wird ebenfalls als Workflow-Aufgabe betrachtet. Während dieser Zeit können Berichte verfasst werden sowie eine Analyse dessen, was gut gelaufen ist. Verbesserungsvorschläge können auch während der Fertigstellung gemacht werden. Das Projekt wird in der Regel nach erfolgreichem Test als abgeschlossen markiert.