Hvad er en dokumentkvittering?
Ofte når et dokument udbydes til nogen, har den, der byder dokumentet, et behov for at føre en fortegnelse over udvekslingen eller et behov for at sikre bevis for, at dokumentet blev givet til modtageren. Af disse grunde, såvel som andre, oprettes en dokumentkvittering ofte og kræves underskrevet af modtageren. Selvom der ikke er nogen standardformular til en dokumentmodtagelse, inkluderer de fleste navnet på dokumentet, den dato og det tidspunkt, der er tilbudt modtageren, og underskriften på den person, der accepterede modtagelse af dokumentet.
Selvom der er andre metoder til at sikre eller bevise, at et dokument blev modtaget, såsom at sende det certificerede eller registrerede post, er disse metoder i nogle tilfælde ikke praktiske eller foretrukne. I mangel af et formelt underskrivelseskort eller kvittering, såsom returkvittering for et bekræftet brev eller pakke, kan en dokumentkvittering anvendes. For eksempel, hvis der bruges en privat kurertjeneste, eller et dokument leveres med hånden, er der muligvis ikke bevis for levering, der mangler en dokumentkvittering.
Brugen af en dokumentkvittering bruges ofte til juridiske dokumenter; en dokumentkvittering kan dog bruges til enhver type dokument. På det juridiske område kan en ændring i sidste øjeblik til et dokument muligvis blive leveret til en klient, eller en nødsituation indgivet til en domstol uden den luksus at vente på en traditionel posttjeneste. Ofte vil selv e-mail hver dag ikke få dokumentet til sin destination til tiden. Derfor kan en privat kurertjeneste bruges eller dokumentet leveres personligt. En registrering af leveringen kan være nødvendig i tilfælde af en tvist om modtagelse på et senere tidspunkt.
Ejendomsbranchen er et andet område, hvor en dokumentkvittering ofte kan bruges. Tilbud til køb er generelt tidsfølsomme. Selvom et tilbud kan faxes til en sælger, hvis tilbuddet accepteres, ønsker parterne typisk en original, underskrevet kopi så hurtigt som muligt, der kræver behovet for at bruge en hurtig leveringsmetode, såsom en privat kurer service . Bevis for modtagelse udføres derefter ved hjælp af en dokumentkvittering.
En dokumentkvittering kan være detaljeret eller så enkel som den part, der bruger den ønsker. Som regel vil det indeholde navn og en kort beskrivelse af det dokument, der leveres, antallet af sider, dato og klokkeslæt og vil have et mellemrum til navn og underskrift på den person, der accepterer modtagelse af dokumentet. Ikke kun fungerer kvitteringen som en fortegnelse for den person, der har tilbudt dokumentet, men det kan også være påkrævet i tilfælde af, at der er tvist eller retssager i fremtiden omkring, hvornår eller endda hvis dokumentet blev modtaget.