Vad är ett dokumentkvitto?

Ofta när ett dokument anbuds till någon, har den som anbudet till dokumentet ett behov av att föra register över utbytet eller ett behov av att säkra bevis på att dokumentet har givits mottagaren. Av dessa skäl, liksom andra, skapas ofta ett dokumentkvitto och måste undertecknas av mottagaren. Även om det inte finns något standardformulär för ett mottagande av dokument, inkluderar de flesta namnet på dokumentet, datum och tid som anmälts till mottagaren och signaturen till den person som accepterade mottagandet av dokumentet.

Även om det finns andra metoder för att säkerställa eller bevisa att ett dokument har mottagits, såsom att skicka dokumentet certifierat eller registrerat brev, är dessa metoder i vissa fall inte praktiska eller föredragna. I avsaknad av ett formellt undertecknande kort eller kvitto, såsom returkvittot för ett certifierat brev eller paket, kan ett dokumentkvitto användas. Till exempel, om en privat budtjänst används eller ett dokument levereras hand, kan det inte finnas bevis för leverans frånvarande ett dokumentkvitto.

Användningen av ett dokumentkvitto används ofta för juridiska dokument; ett dokumentkvitto kan dock användas för alla typer av dokument. Inom det juridiska området kan en ändring i sista minuten till ett dokument behöva levereras till en klient, eller en akuträttsförklaring inlämnad till en domstol utan lyxen att vänta på en traditionell posttjänst. Ofta kommer inte e-post över natten att få dokumentet till sin destination i tid. Följaktligen kan en privat budtjänst användas eller dokumentet levereras personligen. En registrering av leveransen kan behövas i händelse av tvist om kvitto vid ett senare tillfälle.

Fastighetsbranschen är ett annat område där ett dokumentkvitto ofta kan användas. Erbjudanden att köpa är i allmänhet tidskänsliga. Även om ett erbjudande kan faxas till en säljare, om erbjudandet accepteras, vill parterna vanligtvis ha en original, signerad kopia så snart som möjligt, vilket kräver behovet av att använda en snabb leveransmetod, till exempel en privat budtjänst . Bevis på mottagande uppnås sedan med hjälp av ett dokumentkvitto.

Ett dokumentkvitto kan vara utarbetat eller så enkelt som den part som använder det önskar. Som regel kommer det att innehålla namnet och en kort beskrivning av dokumentet som levereras, antalet sidor, datum och tid och kommer att ha ett utrymme för namnet och signaturen för den person som accepterar mottagandet av dokumentet. Inte bara tjänar kvittot som ett register för den som anbudde in dokumentet, utan det kan också krävas i händelse av att det uppstår en tvist eller tvist i framtiden kring när, eller till och med om, dokumentet mottogs.