Hvad er forretningstransskription?
Forretningstranskription er et dokument, der giver en permanent oversigt over, hvad der skete på et forretningsmøde af en eller anden type. Mange virksomheder kræver denne type transkription til en lang række møder, herunder investorforhold eller indtjeningsmøder, eller som en oversigt over begivenhederne i et bestyrelses- eller direktionsmøder. Hvad der afsætter en forretningstranskription fra andre former for permanente poster er, at detaljen normalt er i form af en ordret recitering af, hvad der blev sagt på mødet, mod at holde protokoller, der kondenseres og i det væsentlige opsummerer begivenhederne.
Brugen af forretningstranskription findes ved møder afholdt i en lang række miljøer. Disse inkluderer møder ansigt til ansigt på fysiske steder samt møder afholdt ved hjælp af en telekonference eller endda en webbaseret konference. I de sidste årtier udarbejdede transkriptionister, der blev uddannet til at bruge korthand, ofte en skriftlig kopi af begivenhederne, der opstod under mødet, og derefter bruge kortpunktsnoterne til at forberede en fuldstændig transkription senere. Mere for nylig kræver fremgangsmåden at foretage en lydoptagelse af begivenheden og derefter bruge den optagelse til at forberede den indtastede forretningstranskription.
Sammen med at bruge forretningstranskription til møder med høj profil, kan de også være nyttige til at oprette detaljerede permanente poster til andre begivenheder. For eksempel kan en national eller regional salgschef vælge at bestille et udskrift til ugentlige eller månedlige konferencer, der gennemføres med andet salgspersonale i organisationen. På samme måde kan forberedelse af en forretningstransaktion til møder afholdt af medlemmerne af et projektudvalg også hjælpe med at skabe en permanent oversigt over, hvad der blev drøftet i mødet, og i hvilken sammenhæng.
Mens mange virksomheder administrerer forretningstranskriptionsprocessen internt, er det også muligt at gøre brug af uafhængige transkriptionstjenester for at styre processen. Mange telekommunikationsfirmaer, der leverer lyd- og webbaserede konferenceprodukter tilbyder også denne type service. Der udarbejdes et skriftligt dokument fra lydoptagelsen af mødet og videresendes derefter til en nøglekontakt inden for klientens organisation. De fleste udbydere vil indsende transkriptionen på en af flere forskellige måder, baseret på kundens behov. Indsendelsen kan være i form af et elektronisk dokument vedhæftet en e-mail, et dokument, der er lagt ud på et sikkert sted til hentning af personer med den rigtige tilladelse, eller endda forberede og videresende en CD-R, der indeholder den elektroniske fil.
Betydningen af forretningstranskription kan ikke overdrives. Da transkriptionen vil indeholde komplette detaljer om, hvem der sagde hvad på et møde, kan detaljen ofte være meget nyttig til at skabe kontekst for udsagn, der fremsættes. Dette kan være specielt vigtigt, når man bruger transkriptionen til at afvikle problemer, der påvirker driften af virksomheden, herunder eventuelle juridiske problemer, der kan opstå på et tidspunkt efter mødets afholdelse.