Was ist Geschäftstranskription?
Die geschäftliche Abschrift ist ein Dokument, das eine permanente Aufzeichnung darüber liefert, was in einer geschäftlichen Besprechung irgendeiner Art geschehen ist. Viele Unternehmen benötigen diese Art der Transkription für eine Vielzahl von Besprechungen, einschließlich Investor-Relations- oder Ergebnisbesprechungen, oder als Aufzeichnung der Ereignisse in einer Vorstandssitzung oder einer Vorstandssitzung. Was eine Geschäftstranskription von anderen Formen permanenter Aufzeichnungen abhebt, ist, dass das Detail in der Regel in Form einer wörtlichen Rezitation dessen vorliegt, was in der Besprechung gesagt wurde, statt Protokolle zu führen, die die Ereignisse verdichten und im Wesentlichen zusammenfassen.
Die Verwendung der Geschäftstranskription findet bei Besprechungen in einer Vielzahl von Umgebungen statt. Dazu gehören persönliche Besprechungen an physischen Orten sowie Besprechungen, die mittels einer Telefonkonferenz oder sogar einer webbasierten Konferenz abgehalten werden. In den vergangenen Jahrzehnten erstellten Transkriptionisten, die in der Verwendung von Kurzschrift geschult waren, häufig eine schriftliche Kopie der Ereignisse, die während des Meetings auftraten, und bereiteten anschließend anhand der Kurzschriftnotizen eine vollständige Transkription vor. In jüngerer Zeit erfordert der Ansatz, dass eine Audioaufzeichnung des Ereignisses erstellt und diese Aufzeichnung dann zur Vorbereitung der getippten Geschäftstranskription verwendet wird.
Neben der Verwendung der Transkription für geschäftliche Besprechungen können sie auch bei der Erstellung detaillierter permanenter Aufzeichnungen für andere Ereignisse hilfreich sein. Beispielsweise kann ein nationaler oder regionaler Vertriebsleiter wählen, ob er ein Protokoll für wöchentliche oder monatliche Konferenzen mit anderen Vertriebsmitarbeitern innerhalb der Organisation bestellen möchte. Ebenso kann die Vorbereitung eines Geschäftsvorfalls für Besprechungen der Mitglieder eines Projektausschusses dazu beitragen, dauerhaft festzuhalten, was in der Besprechung besprochen wurde und in welchem Kontext.
Während viele Unternehmen den Transkriptionsprozess intern verwalten, ist es auch möglich, unabhängige Transkriptionsdienste zu nutzen, um den Prozess zu verwalten. Viele Telekommunikationsunternehmen, die Audio- und webbasierte Konferenzprodukte anbieten, bieten diese Art von Service ebenfalls an. Aus der Audioaufzeichnung des Meetings wird ein schriftliches Dokument erstellt und an einen wichtigen Ansprechpartner in der Organisation des Kunden weitergeleitet. Die meisten Anbieter übermitteln die Transkription auf verschiedene Weise, je nach den Bedürfnissen des Kunden. Die Einreichung kann in Form eines elektronischen Dokuments erfolgen, das an eine E-Mail angehängt wird, eines Dokuments, das an einem sicheren Ort für den Abruf durch Personen mit der richtigen Berechtigung bereitgestellt wird, oder sogar in Form einer CD-R mit der elektronischen Datei.
Die Bedeutung der Geschäftstranskription kann nicht genug betont werden. Da das Protokoll vollständige Angaben darüber enthält, wer in einer Besprechung was gesagt hat, können diese Angaben häufig sehr hilfreich sein, um den Kontext für die abgegebenen Aussagen zu bestimmen. Dies kann besonders wichtig sein, wenn Sie das Protokoll verwenden, um Probleme zu lösen, die sich auf den Geschäftsbetrieb auswirken, einschließlich etwaiger rechtlicher Probleme, die zu einem späteren Zeitpunkt nach der Sitzung auftreten können.