Qu'est-ce que la transcription d'entreprise?
La transcription d’une entreprise est un document qui fournit un enregistrement permanent de ce qui s’est passé lors d’une réunion d’affaires. De nombreuses entreprises ont besoin de ce type de transcription pour un grand nombre de réunions, y compris des réunions sur les relations avec les investisseurs ou sur les bénéfices, ou pour consigner les événements survenus lors des réunions du conseil ou des administrateurs. Ce qui distingue une transcription d’entreprise d’autres formes de documents permanents, c’est que le détail est généralement présenté sous la forme d’une récitation textuelle de ce qui a été dit lors de la réunion, par opposition à la rédaction de procès-verbaux qui résument et résument les événements.
L'utilisation de la transcription d'entreprise se retrouve dans les réunions tenues dans un large éventail d'environnements. Celles-ci comprennent des réunions en face à face sur des sites physiques, ainsi que des réunions tenues par téléconférence ou même par conférence Web. Au cours des décennies passées, les transcripteurs formés à l'utilisation de la sténographie préparaient souvent une copie écrite des événements survenus pendant la réunion, puis utilisaient les notes de synthèse pour préparer une transcription complète plus tard. Plus récemment, l’approche a nécessité l’enregistrement audio de l’événement, puis l’utilisation de cet enregistrement pour préparer la transcription commerciale dactylographiée.
Outre l'utilisation de la transcription professionnelle pour les réunions de haut niveau, ils peuvent également être utiles pour créer des enregistrements permanents détaillés pour d'autres événements. Par exemple, un responsable des ventes national ou régional peut choisir de commander une transcription pour les conférences hebdomadaires ou mensuelles conduites avec d'autres vendeurs au sein de l'organisation. De la même manière, préparer une transaction commerciale pour des réunions tenues par les membres d'un comité de projet peut également aider à créer un enregistrement permanent de ce qui a été discuté lors de la réunion et dans quel contexte.
Alors que de nombreuses entreprises gèrent le processus de transcription métier en interne, il est également possible de faire appel à des services de transcription indépendants afin de gérer le processus. De nombreuses sociétés de télécommunication proposant des produits de conférence audio et Web proposent également ce type de service. Un document écrit est préparé à partir de l'enregistrement audio de la réunion, puis transmis à un contact clé au sein de l'organisation du client. La plupart des fournisseurs soumettront la transcription de différentes manières, en fonction des besoins du client. La soumission peut prendre la forme d’un document électronique joint à un courrier électronique, d’un document affiché sur un site sécurisé et destiné à être récupéré par les personnes disposant de l’autorisation appropriée, ou même la préparation et le transfert d’un CD-R contenant le fichier électronique.
L'importance de la transcription d'entreprise ne peut être surestimée. Étant donné que la transcription inclura des détails complets sur les personnes qui ont dit quoi lors d'une réunion, les détails peuvent souvent être très utiles pour établir le contexte des déclarations. Cela peut être particulièrement important lors de l'utilisation de la transcription afin de résoudre les problèmes qui affectent le fonctionnement de l'entreprise, y compris les problèmes juridiques pouvant survenir à un moment donné après la réunion.