Hvad gør en kundeservicerepræsentant?
En kundeservicerepræsentant er ansvarlig for at sikre, at behovene i en tildelt kundebase overholdes. Forskellige typer brancher har repræsentative opgaver for kundeservice. Personer, der tager rollen som kundeservicerepræsentant, er ofte det første og måske eneste kontaktpunkt, som en klient har med et firma. Det er vigtigt, at den enkelte i denne type rolle har evnen til at lytte til og forholde sig til klienten, samtidig med at den sikrer, at klientens forespørgsler og bekymringer adresseres. Uanset branchen udføres kundeserviceroller typisk i en kontorindstilling og kræver computer, telefon, skrive- og fejlfindingfærdigheder.
At give svar på en kundes henvendelser er en af de primære jobopgaver for en kundeservicerepræsentant. Han eller hun kan arbejde i et callcenter, et forretningskontor eller et hjemmekontorsted. De i positioner på lavere niveau tager indgående opkald fra kunder vedrørende kontostatus, fakturering eller mindre tekniske problemer. Dem, der befinder sig på mellemniveau, har muligvis et tildelt kundegrundlag, der består af forretningsbrugere, og de kan muligvis bruge deres dag på at administrere deres kundebaseordrer og fejlfinding af eventuelle problemer, der opstår. Kommunikation kan primært ske via e-mail og udgående telefonisk kontakt.
En kundeservicerepræsentant er en fortaler for kunden. Stillingen kræver, at der gives information til kunden om produktet eller tjenesten, samt virksomhedspolitik, når det er nødvendigt. At præsentere kunden for de bedste tilgængelige muligheder for hans eller hendes situation kræver både lytte- og sonderingsevner. Kundeservicerepræsentanter bruger muligvis også tid på at gå en kunde gennem grundlæggende fejlfindingstrin. Fejlfinding involverer at stille spørgsmål for at bestemme, hvad det nøjagtige problem er, og hjælpe kunden med en række mulige løsninger.
Mange brancher har servicerepræsentative positioner, herunder bank, telekommunikation, menneskelige ressourcer, detailhandel, internetmarketing og lønningsliste. Selvom informationenes art og tekniske dybde kan variere, indebærer karakteren af en repræsentant for en kundeserviceposition en-til-en-interaktion med en række personligheder og navigering i flere computerdatabaser samtidig. Skriftlig dokumentation, der indeholder detaljerede oplysninger om fejlfindingstrin og kommunikationsmilepæle, er en afgørende jobopgave. Specifikke arbejdsgivere kan have individuelle retningslinjer, som en servicerepræsentant skal overholde, mens de udfører rollens grundlæggende opgaver.