Vad gör en kundtjänstrepresentant?
En kundtjänstrepresentant är ansvarig för att säkerställa att behoven hos en tilldelad kundbas uppfylls. Olika typer av branscher har representanter för kundtjänst. Personer som tar rollen som kundtjänstrepresentant är ofta den första och kanske enda kontaktpunkten som en klient har med ett företag. Det är viktigt att individen i denna typ av roll har förmågan att lyssna på och förhålla sig till klienten och samtidigt se till att klientens förfrågningar och problem behandlas. Oavsett bransch utförs klienttjänstrollerna vanligtvis i en kontorsinställning och kräver dator, telefon, typ och felsökning.
Att ge svar på kundens förfrågningar är en av de viktigaste uppgifterna för en kundtjänstrepresentant. Han eller hon kan arbeta i ett callcenter, ett företagskontor eller ett hemmakontor. De i lägre nivåer tar inkommande samtal från kunder angående kontostatus, fakturering eller mindre tekniska problem. De som befinner sig på mellannivå positioner kan ha en tilldelad kundbas som består av affärsanvändare, och de kan tillbringa dagen med att hantera sina kundbasbeställningar och felsöka eventuella problem som uppstår. Kommunikation kan främst ske via e-post och utgående telefonkontakt.
En kundtjänstrepresentant är en förespråkare för kunden. Positionen kräver att information tillhandahålls till kunden angående produkten eller tjänsten, samt företagspolicy vid behov. Att presentera de bästa tillgängliga alternativen för sin situation kräver både lyssnings- och sonderingsförmåga. Kundservicerepresentanter kan också spendera tid på att gå en kund genom grundläggande felsökningssteg. Felsökning innebär att ställa frågor för att avgöra vad det exakta problemet är och att hjälpa kunden med olika möjliga lösningar.
Många branscher har tjänster som representerar tjänster, inklusive bank, telekommunikation, personalresurser, detaljhandel, internetmarknadsföring och lönelista. Även om informationens art och tekniska djup kan variera, involverar karaktären hos en kundtjänstrepresentant position en-mot-en-interaktion med en mängd olika personligheter och navigerar i flera datordatabaser samtidigt. Skriftlig dokumentation som detaljerar felsökningssteg och milstolpar för kommunikation är en avgörande arbetsuppgift. Specifika arbetsgivare kan ha enskilda riktlinjer som en servicerepresentant måste följa när de utför rollens grundläggande uppgifter.