Hvad gør en tilskudsadministrator?
En tilskudsadministrator er ansvarlig for at bevilge tilskud i en organisation eller virksomhed. Administratoren behandler papirerne og ansøgningerne, giver bevillingerne og sikrer, at pengene bruges i henhold til de fastsatte betingelser. En tilskudsadministrator vil ofte beskæftige sig med fem eller flere klienter ad gangen, holde styr på detaljerne og distribuere midler, som det passer til hver enkelt. De fleste budgetter, der giver administratorer arbejde med for hver klient, er mellem to og fem millioner amerikanske dollars.
For at blive tilskudsadministrator er der ikke et specifikt sæt kurser at tage, selvom en bachelorgrad er påkrævet. Det anbefales at studere et forskningsrelateret felt, fordi det er det område, hvor de fleste kunder ønsker tilskud. Efter at have modtaget en bachelorgrad, bliver du certificeret i tilskudshåndtering. Seminarer tilbydes af grupper som National Grants Management Association (NGMA), og tilskudsadministratorer har muligheden for at tage et af tre forskellige spor inden for tilskudsstyring: føderalt spor, pass-track eller modtager spor.
En bevillingsadministrator, der arbejder i det føderale spor, har typisk et regeringsjob; han eller hun håndterer tilskud fra regeringen. Gennemgangssporet er et aspekt af tilskudshåndtering, hvor tilskudsadministratoren arbejder tæt sammen med tilskudsmodtageren, instruerer og uddanner dem om processen og det ansvar, der er forbundet med at få et tilskud. I modtagersporet fokuserer tildelingsadministratorjobs på at hjælpe dem, der har behov for tilskud, ansøge om dem. Når certificeringen er afsluttet, kan et tilskudsadministratorjob opnås. Når han eller hun begynder at øve, foreslås det stærkt, at administratoren tager 16 dages træningskurser om året for at følge med i ændringer i marken og nye processer og procedurer til administration af tilskud.
Tilskudsadministratorers mest basale rolle er at behandle og forberede tilskudsansøgninger. Dette involverer gennemgang af klienters budgetter, levering af tilskudsvejledning til klienter, indhentning af nødvendige dokumenter og godkendelser, før bevillingen kan udstedes, indtastning af data i organisationens system for at holde styr på fordelte tilskud, samle alle udfyldte og underskrevne dokumenter og overføre disse dokumenter til passende personale. En anden opgave er projektadministration. Dette involverer at forklare betingelserne for tilskuddet, sikre, at opfølgningsprocedurerne bliver sørget for korrekt, registrering af kritiske datoer og betalinger, oprettelse og styring af indkøbsordrer og overvågning af betalinger. I det sidste trin, betaling, søger bevillingsadministratoren de nødvendige økonomiske rapporter fra klienten, verificerer betalingsregistre, studerer økonomiske rapporter, gennemgår fakturaer og registrerer kvitteringer.