Hvad gør en operationskontor?
En operationskontor arbejder typisk i driftsafdelingen under direkte tilsyn. Hovedrollen med denne type position er at yde administrativ support til et helt operationelteam, en driftsleder eller et udøvende teammedlem, afhængigt af virksomhedens behov og opsætning. Driftsansvarlige findes i en lang række industrier og felter. Nogle mennesker betragter denne position som en udøvende sekretærrolle.
Driftsansvarlige har mange roller og ansvar i deres daglige opgaver. F.eks. Fokuserer nogle kontorister primært på administrative opgaver, såsom at besvare telefoner, tage meddelelser, skrive rapporter og e-mails, hilse på klienter og planlægge aftaler for hele operationsteamet eller en driftsleder. Andre er ansvarlige for at arrangere afdelingsmøder, begivenheder og udflugter samt nogle lette regnskabsopgaver. Hovedmålet for de fleste operationskontorer er at sikre, at den daglige drift og procedurer kører glat i virksomheden.
De fleste virksomheder ansætter operationskontorer. Industrielle og fremstillingsvirksomheder har brug for dem til at støtte og hjælpe topledere og medlemmer af ledelsesteamet. De findes også i finansielle institutioner, hoteller, hospitaler, uddannelsesinstitutioner, offentlige enheder og marketingfirmaer. Nogle af dem arbejder bag kulisserne, og andre er mellemmænd mellem de øverste ledere og resten af virksomhedens ansatte.
Den operationelle kontorist job kræver typisk at være på opkald døgnet rundt, hvilket normalt inkluderer overarbejde. Denne person skal til enhver tid være tilgængelig for driftslederen i nødsituationer i sidste øjeblik eller presserende problemer. Nogle operationskontorer rejser endda med deres ledere, og andre forbliver i en autoritativ rolle, mens udøvelsen er væk.
Mange operationer kontorister kræver kun et gymnasium eksamensbevis eller tilsvarende og grundlæggende computer viden. De fleste af disse fagfolk har imidlertid flere års erfaring i andre administrative eller support roller, såsom receptionist eller administrativ assistent. De fleste virksomheder kræver, at operationskontoret har specifik erfaring og en professionel baggrund i den aktuelle branche. Sammen med de hårde færdigheder og erfaringer skal disse typer kontorer have stærke interpersonelle, organisatoriske og kommunikationsevner. De skal have faglige holdninger, stærk arbejdsetik og være ansvarlige.
Operationskontorer findes på mange karriere niveauer. Nogle er lige begyndt i arbejdsstyrken og påtager sig mere en administrativ assistentrolle. Andre har årtiers erfaring og betragtes som den udøvende fortrolige og personlige assistent. Lønsområdet for denne position spænder fra startløn til sekscifret årlig løn.