Hvordan skriver jeg et brev til investorer?

Et brev til investorer skal altid være informativt såvel som professionelt. For altid at holde investorforholdene stærke, skal du altid kommunikere klart og ærligt om detaljerne i din virksomhed. Din korrespondance med investorer skal kun indeholde faktuelle oplysninger, og hver investor skal underrettes om vigtige problemer, der påvirker hende eller hans investering, så snart de bliver kendt. Hvis der vedhæftes investorrapporter med et brev, skal du uddybe de bekymringsområder, som en rapport kan vise, og opfordre investorerne til at kontakte dig direkte, hvis nogen skulle have fremtidige spørgsmål eller bekymringer.

Hver gang du skriver et brev til investorerne, skal du sørge for, at det er skrevet på brevhoved med en letlæselig, professionelt udseende font. Uanset om du forbereder et kvartalsbrev til investorerne, et årligt brev til investorerne eller skriver et brev til et investorforslag, skal du sørge for at opbevare en kopi af brevet til dine filer og sende en kopi af det samme brev til alle dine investorer, såvel som bestyrelsesmedlemmer og andre passende parter. Adresser modtagerne i en respektfuld og professionel tone, og medtag altid dine kontaktoplysninger.

Al investeringskommunikation skal dateres passende direkte på korrespondancen for at holde en faktisk tidsplan for kommunikation. Du skal også altid indeholde en reference eller emnelinje efter brevets dato, så dine investorer ved, hvad brevet vedrører, og så informationerne let kan hentes, hvis det er nødvendigt i fremtiden. Et brev til investorer skal også altid begynde med en respektfuld og professionel hilsen, selvom du har et personligt forhold til dine investorer.

Når man udarbejder et brev, der skal sendes til investorer, er det altid en god ide at komme direkte til punktet så hurtigt som muligt. Du har muligvis et venligt forhold til investoren, men at diskutere personlige anliggender er aldrig passende, når du leverer et professionelt brev til investorerne. I stedet skal brevet kun indeholde oplysninger, der er relevante for investorens forretningsinteresse og investering i dit projekt.

Vær optimistisk i fremtiden for din forretning i dit brev til investorerne. Selv hvis investorer står over for muligheden for at miste en investering, skal du specificere dine bedste strategier for at forsøge at undgå et sådant tab. Kort sagt, forsikre dine investorer om, at du gør dit personlige og professionelle bedste for at beskytte deres interesser.

Når et brev til investorer leverer nedslående nyheder, er det også en god praksis at informere dine investorer om situationer, der tilsyneladende er uden for din kontrol. På samme tid skal du imidlertid gøre investorer opmærksomme på den indsats, du har gjort på deres vegne. De fleste investorer forstår risici og forstår, at uforudsete omstændigheder kan resultere i et tab. Hvad de fleste ikke tåler, bliver imidlertid fejlagtigt informeret eller med vilje løj for et brev eller personligt.