Hoe schrijf ik een brief aan beleggers?
Een brief aan beleggers moet altijd informatief en professioneel zijn. Om de investeerdersrelaties sterk te houden, moet u altijd duidelijk en eerlijk communiceren over de details van uw bedrijf. Uw correspondentie met beleggers mag alleen feitelijke informatie bevatten en elke belegger moet op de hoogte worden gebracht van belangrijke kwesties die van invloed zijn op zijn of zijn belegging zodra deze bekend worden. Als u beleggersrapporten met een brief bijvoegt, geef dan uiting aan eventuele aandachtspunten in een rapport en moedig beleggers aan om rechtstreeks contact met u op te nemen als er in de toekomst vragen of opmerkingen over zijn.
Wanneer u een brief aan beleggers schrijft, zorg er dan voor dat deze op briefhoofd wordt getypt met een gemakkelijk leesbaar, professioneel ogend lettertype. Of u nu een driemaandelijkse brief aan beleggers voorbereidt, een jaarlijkse brief aan beleggers of een brief schrijft voor een beleggersvoorstel, zorg ervoor dat u een kopie van de brief voor uw bestanden bewaart en een kopie van dezelfde brief naar al uw beleggers stuurt, evenals bestuursleden en andere relevante partijen. Spreek de ontvangers op een respectvolle en professionele toon toe en neem altijd uw contactgegevens op.
Alle beleggerscommunicatie moet op de juiste wijze rechtstreeks in de correspondentie worden gedateerd om een feitelijke tijdlijn van communicatie te behouden. U moet ook altijd een referentie of onderwerpregel bevatten na de datum van de brief, zodat uw investeerders weten waar de brief betrekking op heeft en zodat de informatie gemakkelijk kan worden opgehaald als dat in de toekomst nodig is. Een brief aan beleggers moet ook altijd beginnen met een respectvolle en professionele aanhef, zelfs als u een persoonlijke relatie met uw beleggers hebt.
Wanneer u een brief opstelt om naar beleggers te sturen, is het altijd een goed idee om zo snel mogelijk direct ter zake te komen. U hebt misschien een vriendschappelijke relatie met de belegger, maar het bespreken van persoonlijke zaken is nooit gepast wanneer u een professionele brief aan beleggers verstrekt. In plaats daarvan mag de brief alleen informatie bevatten die relevant is voor het zakelijke belang van de belegger en de investering in uw project.
Wees in uw brief aan investeerders optimistisch over de toekomst van uw bedrijf samen. Zelfs als beleggers worden geconfronteerd met de mogelijkheid om een investering te verliezen, moet u uw beste strategieën beschrijven om een dergelijk verlies te voorkomen. Kortom, verzeker uw investeerders dat u uw persoonlijke en professionele best doet om hun belangen te beschermen.
Wanneer een brief aan beleggers ontmoedigend nieuws oplevert, is het ook een goede gewoonte om uw beleggers op de hoogte te stellen van situaties die buiten uw controle liggen. Maak beleggers tegelijkertijd echter bewust van de inspanningen die u namens hen hebt geleverd. De meeste beleggers begrijpen risico's en begrijpen dat onvoorziene omstandigheden tot verlies kunnen leiden. Wat de meeste mensen echter niet tolereren, is verkeerd geïnformeerd of opzettelijk voorgelogen in een brief of in persoon.