Hvad er en finansiel projektrapport?
En finansiel projektrapport beskriver udførelsen af et projekt, dets tidsramme og budget. Regnskab og regnskabsmetoder ligner andre regnskaber, men adskiller sig i nogle vigtige begreber. Denne rapport kræves ofte af eksterne parter, der har en økonomisk interesse i projektet. Succes og fortsat finansiering af projektet afhænger ofte af de oplysninger, der er givet i en projektrapport.
Alle forretningsaktiviteter, hvad enten det drejer sig om profit eller nonprofit, og for virksomheder i alle størrelser, bruger regnskaber til at evaluere deres fremskridt mod mål. En resultatopgørelse, også kendt som en indkomst- og udgifter eller indtægts- og udgiftsrapport, er en af tre grundlæggende regnskaber. En anden type rapport er en balance eller en kontosaldo rapport. En pengestrømsrapport, den endelige type, er mindre almindelig i mindre enheder og sjældent oprettet af enkeltpersoner.
Disse regnskaber bruges til at rapportere, hvor mange penge der blev opnået eller tabt i en bestemt periode, hvordan denne gevinst eller tab blev vist på de forskellige konti, og hvor mange penge der kom fra indtægtsskabende aktiviteter, investeringsaktiviteter og lån. En typisk finansiel projektrapport indeholder normalt en skriftlig fortælling for at informere læseren om projektets mål og fremskridt. Denne del af rapporten vil også drøfte projektoverskridelser og problemer, der påvirker den økonomiske præstation.
I projektregnskab er det nødvendigt at allokere indtægter og udgifter mere præcist. Indtægterne skal være direkte knyttet til projektet. Udgifterne kategoriseres i to brede grupper: direkte og indirekte udgifter.
Direkte udgifter afholdes udelukkende på grund af projektaktiviteter, såsom arbejdskraft og projektforsyning. Indirekte udgifter deles med andre projekter eller aktiviteter. Disse inkluderer ledelse over projektledelsen og flere supportfunktioner, såsom kvalitetskontrol eller markedsføring.
Metoden til tildeling af indirekte omkostninger er et centralt problem, når man undersøger en projektfinansiel rapport. Selvom der er standarder for tildeling udviklet af regnskabsfolk, kan disse være åbne for debat. Et eksempel på en sådan omkostningsdebat er den rigtige måde at tildele en ikke-projektstøtteafdelingsleders tid med flere tekniske personer, der er tildelt forskellige projektledere til kvalitetskontrol. Hvis lederen af kvalitetskontrol ikke reelt har brug for at gennemgå det arbejde, der udføres af hans medarbejder, bør han stadig afsætte noget af sin tid til at styre medarbejderen på grund af de indirekte omkostninger ved levering af kontorlokaler, ansættelse, træning og andre administrationsomkostninger forbundet med stille den tekniske medarbejder til rådighed for projektet?
Et andet problem ved gennemgang af en finansiel projektrapport er definitionen af projektets omfang. Projekter bliver ofte udvidet eller omplanlagt eller oplever en ændring i finansieringsniveauer. Arbejdsopgørelsen, der beskriver det arbejde, der skal udføres, tidsplanen og omkostningerne skal revideres rettidigt. Denne udvidede arbejdsaktivitet skal tydeligt fremgå af den skriftlige del af projektets økonomiske rapport, så projektets effektivitet og succes klart kan bestemmes.