Co to jest raport finansowy projektu?
Raport finansowy projektu wyszczególnia wyniki projektu, jego ramy czasowe i budżet. Sprawozdania finansowe i metody rachunkowości są podobne do innych sprawozdań finansowych, ale różnią się w niektórych ważnych pojęciach. Ten raport jest często wymagany przez podmioty zewnętrzne, które mają finansowe interesy w projekcie. Sukces i dalsze finansowanie projektu często zależą od informacji zawartych w raporcie finansowym projektu.
Wszystkie działania biznesowe, zarówno dla zysku, jak i non-profit, oraz dla firm każdej wielkości, wykorzystują sprawozdania finansowe do oceny ich postępów w osiąganiu celów. Rachunek zysków i strat, znany również jako raport dotyczący dochodów i wydatków lub dochodów i wydatków, jest jednym z trzech podstawowych sprawozdań finansowych. Innym rodzajem raportu jest bilans lub raport bilansu konta. Ostateczny typ raportu z przepływu środków pieniężnych jest mniej powszechny w mniejszych jednostkach i rzadko jest tworzony przez osoby fizyczne.
Te sprawozdania finansowe służą do raportowania, ile pieniędzy zostało zdobytych lub utraconych w danym okresie, jak ten zysk lub strata pojawiły się na różnych rachunkach oraz ile pieniędzy pochodzi z działalności generującej dochód, działalności inwestycyjnej i pożyczek. Typowy raport finansowy projektu zwykle zawiera pisemną narrację informującą czytelnika o celach projektu i postępach. W tej części raportu omówione zostaną również przekroczenia projektów i problemy mające wpływ na wyniki finansowe.
W rachunkowości projektów konieczne jest dokładniejsze przyporządkowanie przychodów i wydatków. Przychody muszą być bezpośrednio związane z projektem. Wydatki zostaną podzielone na dwie szerokie grupy: wydatki bezpośrednie i pośrednie.
Bezpośrednie wydatki ponoszone są wyłącznie w związku z działaniami projektu, takimi jak praca i dostawy projektu. Pośrednie wydatki są dzielone z innymi projektami lub działaniami. Należą do nich zarządzanie powyżej zarządzania projektem i kilka funkcji pomocniczych, takich jak kontrola jakości lub marketing.
Metoda alokacji kosztów pośrednich ma kluczowe znaczenie przy badaniu sprawozdania finansowego projektu. Chociaż istnieją standardy w zakresie alokacji opracowane przez księgowych, mogą być one przedmiotem dyskusji. Przykładem takiej debaty o kosztach jest właściwy sposób przydzielenia czasu kierownikowi działu wsparcia niezwiązanego z projektem z kilkoma osobami technicznymi przypisanymi do różnych kierowników projektu w celu kontroli jakości. Jeśli kierownik kontroli jakości nie musi tak naprawdę sprawdzać pracy wykonywanej przez swojego pracownika, powinien nadal przeznaczać część swojego czasu na zarządzanie pracownikiem z powodu pośrednich kosztów zapewnienia powierzchni biurowej, zatrudnienia, szkolenia i innych kosztów zarządzania związanych z udostępnienie pracownika technicznego do projektu?
Innym problemem związanym z przeglądem sprawozdania finansowego projektu jest określenie zakresu projektu. Projekty często ulegają rozszerzeniu lub zmianie harmonogramu lub zmiany poziomów finansowania. Zestawienie prac, które opisuje pracę do wykonania, harmonogram i koszt muszą zostać zaktualizowane w odpowiednim czasie. To rozszerzone działanie powinno być wyraźnie określone w pisemnej części sprawozdania finansowego z projektu, aby można było wyraźnie określić skuteczność i sukces projektu.