Vad är en finansiell rapport för projektet?
En finansiell projektrapport beskriver projektets resultat, dess tidsram och budget. De finansiella rapporterna och redovisningsmetoderna liknar andra finansiella rapporter men skiljer sig åt i vissa viktiga begrepp. Denna rapport krävs ofta av externa parter som har ett ekonomiskt intresse i projektet. Framgången och fortsatt finansiering av projektet beror ofta på informationen i projektets finansiella rapport.
Alla affärsaktiviteter, oavsett för vinst eller ideell organisation, och för företag i alla storlekar, använder finansiella rapporter för att utvärdera deras framsteg mot mål. En resultaträkning, även känd som en inkomst- och utgifts- eller inkomst- och inkomstrapport, är en av tre grundläggande finansiella rapporter. En annan typ av rapport är en balansräkning eller en kontobalansrapport. En kassaflödesrapport, den sista typen, är mindre vanlig i mindre enheter och skapas sällan av individer.
Dessa finansiella rapporter används för att rapportera hur mycket pengar som fick eller förlorades under en viss tidsperiod, hur denna vinst eller förlust uppträdde i de olika kontona och hur mycket pengar som kom från intäktsgenererande aktiviteter, investeringsaktiviteter och lån. En typisk projektfinansiell rapport innehåller vanligtvis en skriftlig berättelse för att informera läsaren om projektets mål och framsteg. Denna del av rapporten kommer också att diskutera projektöverskridanden och problem som påverkar ekonomiska resultat.
Vid projektredovisning är det nödvändigt att fördela intäkter och utgifter mer exakt. Intäkterna måste kopplas direkt till projektet. Utgifterna kommer att kategoriseras i två breda grupper: direkta och indirekta utgifter.
Direkta kostnader uppstår uteslutande på grund av projektaktiviteter, till exempel arbetskraft och projektleveranser. Indirekta kostnader delas med andra projekt eller aktiviteter. Dessa inkluderar ledning ovanför projektledningen och flera supportfunktioner, såsom kvalitetskontroll eller marknadsföring.
Metoden för fördelning av indirekta kostnader är en viktig fråga när man granskar en projektfinansiell rapport. Även om det finns standarder för tilldelning som utvecklats av bokföringspersonal, kan dessa vara öppna för debatt. Ett exempel på en sådan kostnadsdebatt är det korrekta sättet att tilldela en avdelningschefens tid som inte är projektstöd med flera tekniska personer som tilldelats olika projektledare för kvalitetskontroll. Om kvalitetskontrollschefen faktiskt inte behöver granska det arbete som utförs av hans anställd, skulle han fortfarande avsätta en del av sin tid till att hantera den anställde på grund av de indirekta kostnaderna för att tillhandahålla kontor, anställning, utbildning och andra ledningskostnader i samband med göra den tekniska medarbetaren tillgänglig för projektet?
En annan oro när man granskar en projektfinansiell rapport är definitionen av projektets omfattning. Projekt utvidgas eller planeras ofta eller upplever en förändring i finansieringsnivåer. Arbetsförklaringen som beskriver det arbete som ska utföras, schemat och kostnaden måste revideras i tid. Denna utvidgade arbetsaktivitet bör tydligt anges i den skriftliga delen av projektets finansiella rapport så att projektets effektivitet och framgång tydligt kan fastställas.