Co je to finanční zpráva projektu?
Finanční zpráva projektu podrobně popisuje výkon projektu, jeho časový rámec a rozpočet. Účetní závěrka a metody účtování jsou podobné jiným účetním výkazům, liší se však v některých důležitých pojmech. Tuto zprávu často vyžadují externí strany, které mají na projektu finanční zájem. Úspěch a pokračující financování projektu často závisí na informacích poskytnutých ve finanční zprávě o projektu.
Všechny obchodní činnosti, ať už se jedná o zisk nebo neziskový program, a pro společnosti všech velikostí využívají účetní závěrky k vyhodnocení pokroku v plnění cílů. Výkaz zisků a ztrát, známý také jako výkaz zisků a výdajů nebo výkazu zisků a výdajů, je jednou ze tří základních finančních výkazů. Dalším typem přehledu je rozvaha nebo zpráva o zůstatku na účtu. Zpráva o peněžních tocích, konečný typ, je méně častá u menších subjektů a zřídka je vytvářena jednotlivci.
Tato účetní závěrka se používá k hlášení toho, kolik peněz bylo získáno nebo ztraceno během určitého časového období, jak se tento zisk nebo ztráta objevila na různých účtech a kolik peněz pocházelo z činností vytvářejících příjmy, investiční činnosti a půjčky. Typická finanční zpráva o projektu obvykle obsahuje písemné vyprávění, které čtenáře informuje o cílech a pokroku projektu. Tato část zprávy bude také diskutovat překročení projektu a problémy ovlivňující finanční výkonnost.
V projektovém účetnictví je nutné přesněji alokovat příjmy a výdaje. Výnos musí být přímo spojen s projektem. Výdaje budou rozděleny do dvou širokých skupin: přímé a nepřímé výdaje.
Přímé výdaje vznikají výhradně v důsledku projektových činností, jako jsou práce a dodávky projektu. Nepřímé náklady jsou sdíleny s jinými projekty nebo činnostmi. Patří mezi ně řízení nad řízením projektů a několik podpůrných funkcí, jako je kontrola kvality nebo marketing.
Metoda přidělování nepřímých nákladů je klíčovým problémem při zkoumání finanční zprávy o projektu. I když existují standardy pro přidělování vypracované účetními profesionály, mohou být otevřeny debatě. Příkladem takové debaty o nákladech je správný způsob, jak přidělit čas manažera oddělení neprojektové podpory s několika technickými lidmi přidělenými různým projektovým manažerům pro kontrolu kvality. Pokud manažer kontroly kvality ve skutečnosti nepotřebuje přezkoumat práci, kterou vykonal jeho zaměstnanec, měl by ještě nějaký čas věnovat řízení zaměstnance z důvodu nepřímých nákladů na poskytování kancelářských prostor, nájem, školení a dalších nákladů na správu spojených s zpřístupnění technického zaměstnance projektu?
Dalším problémem při přezkoumání finanční zprávy o projektu je definice rozsahu projektu. Projekty se často rozšiřují nebo přeplánují nebo dochází ke změně úrovně financování. Prohlášení o práci, které popisuje práci, která má být provedena, harmonogram a náklady, musí být včas revidovány. Tato rozšířená pracovní činnost by měla být jasně uvedena v písemné části finanční zprávy o projektu, aby bylo možné jasně určit účinnost a úspěšnost projektu.